5 rzeczy, które musisz wiedzieć, prowadząc konferencję

Na początku ustalmy fakty: zawód konferansjera nie ogranicza się jedynie do prowadzenia eventów na zasadzie „zapychania dziur” pomiędzy kolejnymi etapami konferencji i zapowiadania prelegentów. Oto cenne wskazówki dla konferansjerów i nie tylko prosto od prowadzącego I ❤️ Marketing – Macieja Kautza…

Jako prowadzący konferencje powinniśmy przyjmować rolę ambasadora, organizatora i koordynatora. Czy kogokolwiek: spóźnienie prelegenta, nieoczekiwana przerwa techniczna na evencie online czy znaczne opóźnienia – postawią w dobrym świetle? Nie. Konferansjer to osoba, na której spoczywają nie tylko te zaplanowane wydarzenia, jak i nieoczekiwane zmiany planów. Od jego przygotowania merytorycznego, zmysłu improwizacyjnego i trzeźwego umysłu zależy powodzenie lub niepowodzenie eventu. Choć to event manager (lub online event manager) przygotowuje „grunt”, by wydarzenie odbyło się według założonego planu, to w istocie od konferansjera zależy, co w danej chwili dzieje się na scenie. Nie jest tylko lektorem, ale liderem.  

Organizacja konferencji – wszystko zaczyna się od przygotowania merytorycznego

Organizacja konferencji (także online) rozpoczyna się na długo przed samą konferencją – od spotkania z klientem, wysłuchania go i jego wizji. Zaangażowanie na scenie to nie wszystko – liczy się też zaangażowanie w przygotowania. Powodzenie projektu zależy bowiem od wzajemnego zrozumienia wszystkich osób i tego, co jest najważniejsze w wydarzeniu. 

Jeszcze przed organizacją eventów trzeba przeprowadzić gruntowny research: zdobyć jak najwięcej informacji o zleceniodawcy, jego firmie, historii, stylu zarządzania, produktach, ale także o konkurencji. Materiały wideo i wywiady to idealny sposób na to, by zapoznać się ze stylem wypowiadania się prezesa ważnej firmy, zanim mamy zaszczyt przywitać go na scenie.

Nie mniejszej staranności wymaga zapowiadanie prelegentów. W tym miejscu pojawia się pytanie: jak zapowiedzieć prelegenta? Bycie przewidywalnym to najgorsze, co może przydarzyć się publiczności. Zamiast zatem „zanudzać” oficjalną notką ze strony internetowej, odczytywaniem tytułów lub zajmowanego stanowiska (nie umniejszając rzecz jasna pozycjom prelegentów), możesz zaskoczyć widza (i samego prelegenta) m.in. ciekawostką, niebanalną informacją, którą znalazłeś np. w social mediach, osobistym przygotowaniem do tematu prezentacji.

Kilka kwestii organizacyjnych

Ponieważ organizator najczęściej przesyła osobne pliki z agendą, listą partnerów do wyczytania i biogramami mówców, nietaktem byłoby nerwowe przerzucanie kartek w czasie twojego wystąpienia. Przygotuj własny plik z wszystkimi informacjami w jednym miejscu – koniecznie chronologicznie! Nie myśl sobie jednak, że wszystko pójdzie według planu – zostaw odpowiednio dużo miejsca, by na moment przed kolejnym wejściem na scenę móc szybko dopisać błyskotliwą myśl prelegenta lub informację, która przed sekundą została ci przekazana przez managera lub obsługę.

Scena to emocjonujące miejsce – łatwo więc o popłoch w chwili rozproszenia uwagi. Zanim na nią wejdziesz, ustal sam ze sobą, gdzie kładziesz swoje notatki i mikrofon. Może się zdarzyć, że biegając nerwowo za kulisami, przyjdzie Ci wbiec na scenę z zadyszką. Mikrofon – szczególnie ten nagłowny – szybko zdradzi przyspieszony oddech. 

Ponieważ na całym świecie przyszło nam funkcjonować w dobie wydarzeń online, nie rozstawajmy się z tabletem. Możemy na nim nie tylko wyświetlać notatki, ale szybko przełączać się między stronami transmisji i aktywnego czatu.

Sprawdzaj, czy nie wywiązała się czasem jakaś ciekawa dyskusja pomiędzy uczestnikami biorącymi udział w wirtualnych rozmowach w trakcie prelekcji i reaguj na nią. 

Jak zdobyć i utrzymać uwagę publiczności – zwłaszcza w dobie eventów online?

Podczas samego eventu wszystko zaczyna się od odpowiedniego zaangażowania publiczności – jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem konferencji. Aby zdobyć ich uwagę, przyda się element zaskoczenia: wejście między publikę i wyrywkowe zagadywanie, na czyj występ najbardziej czekają czy skąd przyjechali, skutecznie zachęci ich do zachowania czujności.

Wiele zależy też od intonacji i słownictwa mówiącego. Doświadczenie pokazuje, że jeśli chcesz, by Cię słuchano, musisz mówić przystępnym językiem i nie nadużywać zdań wielokrotnie złożonych. Czasem buduj nastrój wyczekiwania, innym razem rzucaj szybkie informacje. Jeśli jakąś grupę pochłonęła ożywiona dyskusja – nie dąż za wszelką cenę do zawstydzania uczestników eventu. Zawieszenie na kilka chwil głosu szybko sprawi, że zorientują się, w czym rzecz. Ostatnie czego potrzebujesz to widzowie, którzy czują się niekomfortowo.  

Wiele zresztą zależy od właściwie zbudowanej agendy: niedbałość o odpowiednią ilość przerw czy zaniechanie kolacji przed wieczorną galą to wręcz proszenie się o kłopoty. Naszym zadaniem jako doświadczonych konferansjerów jest zwrócenie na to uwagi organizatorowi już na pierwszych spotkaniach organizacyjnych przed samym eventem. Nawet podczas organizacji eventów online proponujemy tego typu wskazówki, nie zapominając, że wirtualne i hybrydowe spotkania wiążą się z mniejszym zaangażowaniem widzów, więc przerwy mogą pojawiać się nawet częściej. 

Z eventami w sieci bywa bowiem inaczej niż z tymi w studio czy na wielkiej scenie. Zastanawiając się, jak zorganizować konferencję online, trzeba wziąć pod uwagę, że ciężko o utrzymanie uwagi widzów, szczególnie gdy jesteśmy tylko jedną z kart w przeglądarce podczas „seansu” w domu. Wystarczy przecież jedno kliknięcie, by widz zajął się czymś innym i już był offline.

Umożliwienie widzom rozmów online to trochę jak spotkania pracowników, przedstawicieli i klientów firm w hotelowym lobby – szansa na nawiązanie nowych kontaktów z klientami, ale i lepszego przyswojenia wiedzy.

Co się dzieje za kulisami, czyli zadania konferansjera, o których nie wiedziałeś

Konferansjer jest odpowiedzialny za przebieg wydarzeń. To od niego zależy powodzenie lub niepowodzenie eventu. Choć bywają rzecz jasna zjawiska „złośliwości rzeczy martwych” jak np. awarie serwera nie do opanowania, to od naszych umiejętności wychodzenia z opresji zależy, jaki będzie ogólny odbiór konferencji. 

Dobrze przed zapowiedzeniem prelegenta, przeprowadzić z nim small talk jeszcze za kulisami. Rozluźniająca rozmowa daje naprawdę wiele: pozwala oswoić pierwszy stres. Jako konferansjerzy oferujemy zatem niejako cenne wsparcie, nim prelegenci zostaną sam na sam z publicznością, którą zresztą często widzą słabo (gdy oślepia mocne światło sceniczne) lub wcale (live streaming). 

Choć większość konferansjerów traktuje wystąpienia prelegentów jako chwilę na odpoczynek, nie warto wyłączać trybu standby. Będąc za kulisami, najczęściej nie widać, z jakimi problemami mierzy się prelegent: czasem clicker do zmiany slajdów odmawia posłuszeństwa, a czasem subtelnie trzeba mu pokazać, by odsłonił ekran czy zbliża się do końca czasu realizacji prezentacji. Warto także zawsze prosić o mikrofon do ręki – bo gdy mikrofon prelegenta odmówi posłuszeństwa, siedząc w pierwszym rzędzie, możliwie najbliżej schodów na scenę, można szybko uratować go swoim.

W dobie wydarzeń online sprawdzamy też, jak prelekcję komentują uczestnicy i które pytania od publiczności przekazać prelegentom. Organizacja konferencji online to nie lada sztuka, ponieważ scenariusz eventu online powinien zawierać miejsce na zarówno przewidziane, jak i nieprzewidziane sytuacje, a takich nie brakuje. Kłopoty z jakością łącza czy nieoczekiwane przerwy techniczne to coś, z czym spotykamy się nagminnie. Jako prowadzący trzeba być przygotowanym na wszelkie ewentualności.

Uwaga: wpadka, czyli mądre sposoby na wychodzenie z opresji 

Po pierwsze: nigdy nie wątpmy w inteligencję publiczności. Na nic zda się udawanie, że nic się nie stało… jeśli się stało. Widzów traktujmy jak partnerów i tłumaczmy, jakie trudności nas napotkały. Gdy jednak nastąpi problem, nie szukajmy winnego („ktoś z techniki nacisnął zły przycisk”), a skupmy się na szukaniu rozwiązania („robimy co w naszej mocy, by wyświetlić państwu ten materiał”).

Jeśli podczas organizacji eventów online okazuje się, że jakiegoś materiału nie da się wyemitować za pośrednictwem platformy, albo kiedy okazuje się, że kolejny prelegent się nie połączył, a w słuchawce słychać „szyj!” – wiadomo już, co robić. Skuteczne wypełnianie czymś niezapowiedzianej ciszy wiele zależy od oczytania i autentycznego wczuwania się w tematykę jeszcze długo przed samym wydarzeniem – ot tak, zupełnie w biegu i mimowolnie.

Podsumowanie

Warto myśleć o wydarzeniu jak o opowieści – z rozpoczęciem, punktami kulminacyjnymi i zakończeniem. Jako prowadzący odgrywamy rolę narratora – tworzymy kontekst, umiejętnie przedstawiamy indywidualne postaci, a wręcz zapewniamy możliwości, by odbiorca mógł się z nimi utożsamiać. Realizujemy wszystko krok po kroku i niejako zapraszamy odbiorców do współtworzenia tejże opowieści. Oto co się liczy podczas prowadzenia eventów.

A już za 21-24 września wystartuje konferencja I ❤️ Marketing, którą poprowadzi Maciej Kautz. Nie masz jeszcze swojej wejściówki? W takim razie pospiesz się! Widzimy się stacjonarnie lub online.

Nie możesz się już doczekać konferencji? To tak samo, jak my! 🙂 Aby trochę umilić Ci czas oczekiwania, podrzucam Ci zestawienie 23 książek marketingowych polecanych w trakcie poprzedniej edycji #ilovemkt!

A jeśli spodobał Ci się ten artykuł, polub go lub udostępnij na Facebooku – niech idzie w świat! 🙂