Jak stworzyć dobrą umowę na pozycjonowanie strony? 12 niezbędnych elementów

Publicystka Janet Driscoll Miller przekazuje podstawowe wskazówki na temat tego, jak sporządzić umowę na pozycjonowanie strony, która jest jasna, przejrzysta i korzystna dla obu stron.

Jednym z najważniejszych narzędzi w każdej agencji consultingowej jest umowa z klientem. Niektórych takie umowy przerażają, a przecież nie muszą. Potraktuj umowę jako proste porozumienie pomiędzy dwoma stronami, których ona dotyczy.

Tak naprawdę to właśnie tym jest umowa: udokumentowanym obopólnym porozumieniem. Dobra umowa przedstawia oczekiwania w jasny sposób.

Jeśli jednak oferujesz pozycjonowanie jako usługę, umowa może stawiać przed Tobą pułapki. Jak trzymać się oczekiwań lub zadań, które ciągle ulegają zmianie? Poniżej przedstawiam 12 elementów, które pomogą w stworzeniu dobrej umowy na pozycjonowanie strony.

 1. Staraj się nie precyzować mocno rodzaju działań

Jak wszyscy wiemy, metody pozycjonowania zmieniają się praktycznie z dnia na dzień. To, co wyszukiwarka ceni w tym tygodniu, w przyszłym już niekoniecznie. Jeśli w umowie wymienione są konkretne zadania, może się okazać, że niektóre z nich w przyszłości będą zbędne. Na przykład, w poprzedniej umowie wspominałam o utworzeniu Google Authorship, a wszyscy wiemy, co się z tym projektem Google’a stało.

Zamiast dokładnie wypisywać zadania, staraj się, aby poszczególne działania były opisywane w sposób ogólny, jak na przykład „ elementy na stronie”.

Jednocześnie uważaj, aby wymienione zadania nie były nazbyt niejasne. Pamiętaj, że celem umowy jest dojście do wspólnego porozumienia i ustalenie oczekiwań w stosunku do pracy, która ma zostać wykonana.

Jeśli umowa będzie niezrozumiale przedstawiać pewne zadnia, może ona zostać uznana za podejrzaną i spowodować po stronie klienta wątpliwości i zamęt dotyczący oczekiwań.

2. Rozważ podpisanie umowy długoterminowej

Są dwa rozwiązania, jeśli chodzi o długość umowy: na czas określony i samoodnawiająca się. Umowa na czas określony zawiera datę rozpoczęcia i zakończenia umowy. Samoodnawiające się umowy zawierają z kolei zapis, który pozwala na odnowienie się umowy na kolejne okresy – miesiąc, kwartał itd.

Osobiście wolę samoodnawiające się umowy z kilku powodów:

1. Nie lubię poświęcać na pisanie umów swojego czasu, w którym mogłabym zajmować się pozycjonowaniem. Samoodnawiające się umowy zmniejszają ilość roboty papierkowej.
2. SEO tak naprawdę nie jest „projektem”, a raczej nieustającą pracą – albo przynajmniej powinno być. Myślę, że samoodnawiające się umowy pomagają klientom dostrzec, że pozycjonowanie to ciągły wysiłek bez narzuconych konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia.
3. Mam fioła na punkcie ekologii. (Patrz punkt 1).

Jedyna, główna wada umów samoodnawiających się, którą znalazłam, to, problem pojawiający się, kiedy zmienia się koszt lub rodzaj usług. Kiedy Twój biznes się rozwija, koszty także rosną.

Jeśli, na przykład, zaczynasz jako doradca ds. pozycjonowania, pracując z domu, a następnie przenosisz się do wynajętego biura, koszty się zwiększają. Nie jest to nic złego – oznacza jednak, że musisz aktualizować swoje ceny, aby mieć pewność, że odpowiednio pokrywają one koszty operacyjne.

Kiedy ustalisz nowe ceny, podpisane już umowy samoodnawiające się stanowią problem w obliczu zmiany w cenniku. W zależności od różnicy w kosztach, obecni klienci mogą zostać wyłączeni z obowiązku przyjęcia zmienionych cen i zachować warunki umowy, obowiązujące przed wprowadzoną zmianą.

Jednak jeśli nie jesteś w stanie zastosować takiego rozwiązania, możliwe, że będziesz musiał anulować trwającą umowę i stworzyć nową, z wyższymi cenami. Może to stanowić trudną rozmowę z klientem, szczególnie, jeśli budżet na reklamę jest ograniczony.

3. Ustal minimalny czas trwania umowy

Wyniki pozycjonowania zazwyczaj nie są widoczne od razu. Pamiętając o tym, powinieneś ustalić minimalny czas trwania umowy, aby dać sobie wystarczającą ilość czasu na pokazanie prawdziwych rezultatów swojej pracy. W końcu klienci usług pozycjonowania nie rezygnują (lub zostają), opierając się nie o liczbę wypełnionych zadań, ale o wyniki.

Wiele firm zajmujących się pozycjonowaniem ustala czas trwania umowy na minimum 6 lub 12 miesięcy z możliwością jej zerwania w tym okresie. Jeśli 6 lub 12 miesięcy wydaje się długim okresem, to 1 lub 2 miesiące, z kolei, może wydawać się zbyt krótkim.

Osobiście preferuje umowę na 3 miesiące. To wystarczająca ilość czasu, aby pokazać pozytywny ruch na stronie i moment, kiedy można zaprezentować wstępne wyniki, których oczekuje klient.

4. Rozważ coroczną podwyżkę cen

Koszt prowadzenia firmy wzrasta każdego roku. Kropka. Koszty operacyjne także wzrastają z roku na rok. Poniżej kilka przykładów wzrastających kosztów:

• Coroczne podwyżki dla pracowników oznaczają, że będziesz wydawać więcej na wypłaty w przyszłym roku niż w obecnym.
• Jeśli masz najem komercyjny, zapewne istnieje zapis w umowie, który automatycznie co roku podwyższa koszt wynajmu. Standardowy stopień podwyżki wynosi około trzech procent.
• Zazwyczaj, co roku rosną także koszty przychodu. Przez okres 5 lat w mojej firmie koszty na ubezpieczenie zdrowotne wzrastały rocznie o 20 procent.
• Wiele firm zajmujących się oprogramowaniem co roku podwyższa koszty korzystania z oprogramowania. Na przykład Marketo narzuca siedmioprocentową podwyżkę cen każdego roku.
• Chcesz sobie dać w przyszłym roku podwyżkę, prawda? Spójrzmy prawdzie w oczy – zasługujesz na nią! (Patrz punkt pierwszy powyżej).

Jeśli masz umowę samoodnawiającą się, może oczywiście rozważyć dodanie klauzuli dla klientów, którzy chcieliby kontynuować i odnawiać umowę przez kolejne lata. Zawierałaby ona informacje, że każdego roku ceny zwiększają się o pewien procent, na przykład 3-5 procent.

Trzy procent to raczej nieduża różnica dla klienta, ale Tobie z pewnością pomoże uporać się z rosnącymi kosztami.

5. Jasno informuj o podwykonawstwie

Pamiętaj, że głównym celem umowy jest udokumentowanie oczekiwań obu stron. Jeśli jasno nie określisz się w kwestii podwykonawstwa, a klient się o tym dowie, możesz go rozzłościć. Klient zatrudnia CIEBIE i Twoją firmę, a nie podwykonawcę. Klient nie weryfikował usług podwykonawcy.

W skrócie: jeśli planujesz zdecydować się na pracę z podwykonawcą, jasno sprecyzuj w zapisie umowy, że masz do tego prawo.

6. Rozważ zawarcie w umowie klauzuli lojalności

Powiedzmy, że Twoje firma wykonała dla klienta fantastyczną pracę. Później klient rozpoczyna rekrutację do swojej firmy na stanowisko pozycjonera stron i decyduje się zaoferować nową pracę osobie z Twojej firmy (ponieważ tak świetnie się sprawdziła!).

Może się to wydawać raczej nie w porządku, ale zdarza się nagminnie. Jeśli klient zatrudni Twojego pracownika, stracisz nie tylko klienta, ale i specjalistę.

Obecność w branży usługowej wymaga od agencji ochrony własności intelektualnej i inwestycji w pracowników. Rozważ dodanie w umowie klauzuli, która uniemożliwi klientowi przejęcie Twojego pracownika (i prawdopodobnie nie pozwoli także Tobie zatrudnić pracowników klienta) przez określony czas – możliwie rok.

 7. Umieść zapis nakładający karę za opóźnienie płatności

Spóźnione płatności mogą być przekleństwem mojego i Twojego żywota. Nie zostaliśmy pozycjonerami, aby kolekcjonować rachunki! [Tweet „Przepływ gotówki jest potrzebny, aby biznes mógł sprawnie funkcjonować.”]

Rozważ umieszczenie zapisu o karze finansowej lub związanej z usługą. Jeśli zapłacisz za czynsz z opóźnieniem, nałożone zostaną odsetki. Może być to także kara związana z usługą – na przykład zostaniesz wyeksmitowany! Jeśli z opóźnieniem zapłacisz ratę kredytu, także zostanie nałożona na Ciebie kara finansowa.

Kary za opóźnione opłaty to częsta praktyka. Stosuj je w umowie, kiedy trzeba, aby wyegzekwować płatności na czas.

8. Rozważ wprowadzenie zaliczki

Najlepsza. Porada. Ze wszystkich. Kiedy założyłam firmę 10 lat temu, miałam dużego klienta zalegającego z zapłatą na kwotę 36 000 dolarów. Dla tak małej firmy, 36 000 dolarów to dużo pieniędzy. Tak naprawdę to dużo pieniędzy dla każdej firmy. Wykonywałam usługę przez 4 miesiące i nie otrzymałam żadnej zapłaty. Bolesne. Naprawdę bolesne.

Wtedy to właśnie za oferowane usługi zaczęłam wymagać opłat z góry. Ku mojemu zaskoczeniu, w przeciągu roku nie miałam wielu klientów kwestionujących pomysł zaliczki, a pomogło to nieprawdopodobnie w egzekwowaniu na czas zapłat od klientów i zachowanie pozytywnego przepływu gotówki. Rozważ więc kwestię zaliczki, a automatycznie unikniesz problemów z punktu 7!

 9. Czy pozwolisz na „przerwy” w umowie?

Co się stanie, jeśli Twój klient zasugeruje, że chciałby „przerwy” w umowie? Czy na to pozwolisz?

Jak wspomniałam w punkcie 1 powyżej, wierzę, że SEO to nieustająca praca, w związku z tym nie pozwalam na chwilowe zawieszanie umowy. Jeśli chcesz dać klientowi elastyczność w tym względzie, ustal dokładnie, czym jest „przerwa”. Na przykład, jaki jest maksymalny czas jej trwania? Wieczność?

Jasno określ także, z jakim wyprzedzeniem informacja o przerwie ma zostać przekazana. Czy będzie to 30 dni? Mniej? Potrzebujesz wcześniejszej informacji na ten temat, aby przydzielić pracownikom inne projekty i przygotować się na zmniejszony wpływ gotówki.

Ponadto, jeśli umowa jest zawieszona, a klient w końcu ją „odwiesi”, czy zapewnisz mu ten sam zespół? Może to być trudne, ponieważ przypisałeś członków zespołu do innych zadań w czasie tej przerwy. Mogą nie mieć tyle mocy przerobowej, kiedy umowa zostanie „odwieszona”.

Nie lubię zawieszania umowy także z tego względu, że stwarza ona kolejną zagwozdkę cenową. Jeśli umowa została zawieszona, a ceny w międzyczasie zostały podwyższone, czy nowe ceny mają obowiązywać klienta, z którym współpraca w tym okresie była zawieszona?

10. Jasno ustal warunki wypowiedzenia umowy

Klienci (i Ty) potrzebują wolności, jeśli chodzi o zakończenie umowy z wielu powodów – wiele z nich nie ma nic wspólnego z rezultatami, które osiągasz.

Niezależnie od przyczyny, z powodu której klient musi zakończyć umowę, warunki wypowiedzenia powinny być jasno przedstawione. Na przykład, jaki okres wypowiedzenia umowy obowiązuje? W jaki sposób jest on uznawany? Ustnie? Pisemnie? Co stanowi pisemne wypowiedzenie umowy? Email?

Ustanowienie warunków wypowiedzenia umowy pomoże uniknąć nieporozumień i umożliwi lepsze planowanie przepływu pieniędzy oraz pracy.

 11. Jeśli sprzedajesz wiele usług, stosuj umowę ramową o świadczeniu usług

Kiedy zawierasz umowę, zastanów się, jak masz zamiar poradzić sobie z wieloma rodzajami usług świadczonych klientowi. Jeśli oferujesz więcej usług niż samo pozycjonowanie (lub jeśli planujesz mieć ich więcej w przyszłości), rozważ zawarcie umowy ramowej o świadczeniu usług z załączonym wykazem zakresu prac. W ten sposób klient może w prosty sposób dodać kolejną usługę lub ją usunąć bez wpływu na całość umowy.

Ponadto załącznik z wykazem zakresu prac nie wymaga kontroli ze strony działu zaopatrzenia lub działu prawnego klienta, w sposób, jaki wymaga tego umowa. Dzięki temu proces rozpoczęcia nowych działań zostaje usprawniony i przyspieszony.

 12. Sprawdź umowę z prawnikiem i nanieś poprawki

KONIECZNIE TO ZRÓB. Jeśli nie zastosujesz żadnej z rad powyżej, posłuchaj chociaż tej. Umowa jest obopólną zgodą na wykonanie usług, ale czasem klient może twierdzić, ze usługa nie została wykonana zgodnie z zapisami umowy. W takich przypadkach możesz zostać pozwany, a wtedy umowa na piśmie (i prawnik) jest Twoim największym sprzymierzeńcem.

Dobrze skonstruowana umowa bez luk prawnych pomoże chronić Ciebie i Twoją firmę, kiedy spięcia przeniosą się do sali sądowej. W związku z tym poproś prawnika, aby przestudiował Twoją umowę lub nawet napisał ją, abyś miał pewność, że poruszyłeś nie tylko kwestie, które tu wymieniłam, ale także te, które pominęłam, jak na przykład zerwanie warunków umowy.

Końcowa myśl: naucz się być asertywnym

Umowy, jak wszystkie kwestie biznesowe, podlegają negocjacji. Musisz zdecydować, które elementy umowy podlegają negocjacjom, a które nie. Na przykład w mojej ramowej umowie o świadczeniu usług miałam zapis, zgodnie z którym klient ma stanowić źródło odniesienia lub studium przypadku dla innych. Jeśli klient zdecyduje się go usunąć, jestem skłonna poddać ten punkt negocjacji. Jeśli jednak klient chce negocjować skrócenie 30-dniowego okresu wypowiedzenia umowy do 14 dni, nie ma takiej możliwości.

Co się dla Ciebie liczy? Co pozwala Ci na sprawne prowadzenie firmy? Zaciekle broń tych zapisów w umowie.

NIE BÓJ SIĘ MÓWIĆ „NIE”. Wiele małych firm i doradców boi się powiedzieć „nie”, nie chcąc stracić klienta, który może zwrócić się do konkurencji. Przestań się bać. Stań w obronie swojej i firmy. Jeśli potulnie będziesz zgadzał się na każdą prośbę klienta, możesz zapędzić siebie i firmę w problemy finansowe.

Jeśli warunki umowy Ci nie odpowiadają, oznacza to, że nie są dobre dla Twojej firmy. Zobowiązanie się umową, która nie do końca wspiera Twój biznes, dostarczy Ci rozczarowań i bólów głowy. Jeśli trzeba, powiedz „nie” i zobowiąż się tylko do tego, co jest ważne dla umowy.

Masz jakieś inne rady dotyczące konstruowania umów na pozycjonowanie stron? Podziel się nimi w komentarzach.

Źródło: Searchengineland.com

Tłumaczenie: Monika Pachciarz