Automatyzacja konkursu, promocji, programu motywacyjnego i loterii – jak się za to zabrać?

Wielu marketerów i marketerek przypomina sobie to uczucie, gdy odwleka moment, w którym trzeba rozpocząć przygotowania do kolejnej aktywacji konsumenckiej lub programu motywacyjnego dla handlowców. Niby wiemy, że przynosi to wymierne efekty sprzedażowe, ale pracy przy tym jest sporo i trzeba pamiętać o wielu drobnych szczegółach, bez których osiągnięcie zakładanych wyników nie jest możliwe.

Tego typu akcje promocyjne sprawiają, że musimy koordynować pracę wielu osób (prawnicy, webmasterzy, bazodanowcy) lub zdać się w 100% na zewnętrzne agencje. Tu pojawia się dodatkowy czas, który musimy poświęcić na wdrożenie i rozliczenie takich akcji oraz dodatkowe koszty, które wiążą się ze zlecaniem prac zewnętrznym podmiotom. Praktyka pokazuje, że nie w każdej firmie są na to pieniądze. Niejednokrotnie organizacja i rozliczenie akcji promocyjnej stają się niemożliwe do przeprowadzenia i w konsekwencji firmy rezygnują z takich działań.

Z kolei na rynku praktycznie nie ma narzędzi, które pomogą marketerom i maketerkom w całościowym przeprowadzeniu działań promocyjnych, niezależnie czy mówimy tu o sprzedaży premiowej, konkursie, programie motywacyjnym, programie MGM (Member Gets Member) czy nawet loterii. Dysponujemy wprawdzie infrastrukturą czy oprogramowaniem, które realizuje poszczególne elementy procesu, lecz do tej pory nie było jednego systemu, który przeprowadzi twórców akcji promocyjnej przez wszystkie działania – począwszy od ustalenia jej mechanizmu, aż po jej rozliczenie i wysyłkę nagród.

Jak przeprowadzić konkurs, loterię czy promocję?

Proces organizacji i przeprowadzenia promocji można podzielić na kilka najważniejszych etapów. Przyjrzyjmy się im po kolei:

1 Przygotowanie formalno-prawne promocji

Na tym etapie podejmujemy decyzję, jakiego typu akcję chcemy przeprowadzić. O możliwych typach akcji wspomniałem wcześniej, teraz dwa słowa o różnicach pomiędzy najczęściej przeprowadzanymi rodzajami promocji:

• Sprzedaż premiowa – to relatywnie najprostszy i najmniej angażujący rodzaj promocji. Ogólnie rzecz biorąc polega on na tym, że nagradzamy każdą osobę, która kupi nasz produkt / skorzysta z naszej usługi i przystąpi do takiej promocji. Sama nagroda jest identyczna dla wszystkich laureatów, a regulamin takiej akcji jest bardzo prosty. W regulaminie ograniczamy czas trwania akcji lub liczbę laureatów, którym wydajemy nagrody. Oczywiście musimy mieć dowód, że uczestnik takiej akcji zakupił nasz produkt.

Ważne jest także to, że z reguły nagrody w sprzedaży premiowej nie podlegają pod obowiązek naliczenia PIT, gdyż zazwyczaj ich wartość nie przekracza  2 000 zł.

• Konkurs konsumencki – w przypadku konkursu zakup produktu nie jest konieczny, lecz oczywiście jest możliwy. Idea konkursu polega na tym, że nagradzamy jedynie uczestników, którzy w najlepszy sposób wykonają zadanie konkursowe przedstawione przez organizatora. W celu rozstrzygnięcia konkursu należy powołać komisję konkursową, która dokona wyboru spośród wszystkich zgłoszeń. Dzięki temu nagrody trafiają tylko do wybranych laureatów, a ich liczbę dokładnie określamy w regulaminie. Sam regulamin jest dość prosty i musi jasno określać czas trwania konkursu, przedstawiać jednoznacznie zadanie konkursowe (np. odpowiedź na pytanie, przesłanie zdjęcia, filmiku, itp.) oraz opisywać nagrody.

• Loteria – jak sama nazwa wskazuje, loteria wprowadza element losowości, który decyduje o wyborze laureatów. Bardzo ważny jest fakt, iż ramy prawne organizacji loterii są określone w Ustawie o grach hazardowych, a jej organizator odpowiada za jej organizację i prawidłowy przebieg na podstawie przepisów karno-skarbowych. Loteria jest atrakcyjna – zwłaszcza gdy reprezentujemy firmę sprzedającą artykuły o relatywnie niskiej cenie. Biorąc pod uwagę losowość przyznania nagrody, niski próg wejścia do loterii w połączeniu z wartościową nagrodą może być zachętą dla jej potencjalnych uczestników. Sam regulamin loterii musi mieć pewne określone elementy, a na przeprowadzenie loterii należy uzyskać odpowiednie zezwolenia. Również szczegółowo skodyfikowane są opłaty za przeprowadzenie loterii oraz ewentualny podatek od nagród.

• Program MGM – nazwa tego typu działań pochodzi od angielskiego wyrażenia Member Gets Member. W skrócie możemy nazwać go programem rekomendacyjnym. Polega on na tym, że nabywca kupuje produkt lub usługę dzięki rekomendacji jednego z obecnych klientów firmy. Odbywa się to w sposób, który pozwala organizatorowi programu na odnotowanie, z czyjej rekomendacji / polecenia doszło do sprzedaży. Najczęściej dzieje się tak poprzez zakup ze specjalnego linka afiliacyjnego, który zawiera już te dane lub poprzez wpisanie podczas zakupu odpowiedniego kodu polecenia. Schemat podatkowy zależy od wielu drobnych elementów i musi być ustalony dla każdego programu oddzielnie. Kluczowe jest takie przygotowanie programu, by móc później rozliczyć liczbę sprzedanych produktów dzięki poleceniom konkretnych klientów.
• Program motywacyjny – ten rodzaj akcji jest bardzo prosty. Jego głównymi odbiorcami są pracownicy działu sprzedaży – niezależnie od tego, czy są pracownikami danej firmy, czy są zatrudnieni przez podmioty zewnętrzne (np. dystrybutorów). W uproszczeniu możemy powiedzieć, że uczestnik dostaje tym wyższą nagrodę, im więcej towarów firmy sprzeda. Oczywiście same zasady mogą być trochę bardziej skomplikowane, zakładać pewne progi sprzedaży czy produkty, dla których stosujemy inne przeliczniki. Niemniej jednak główna zasada pozostaje bez zmian – im więcej sprzedasz, tym wyższa nagroda. Tu można również zastosować pewne mechanizmy konkursowe, jak np. fundowanie nagród głównych dla kilku najlepszych sprzedawców czy nagród specjalnych za najwyższą sprzedaż w określonym czasie.

W takim przypadku u laureata zawsze powstanie pewien obowiązek podatkowy, zależy on jednak od tego, czy laureat pracuje na etacie, jest zatrudniony na podstawie umowy B2B czy jest pracownikiem dystrybutora.

• Promocje w miejscu sprzedaży – w tym przypadku mamy do czynienia z sytuacją, kiedy zbieramy dane klientów podczas zakupów w punkcie sprzedaży. Dane możemy zbierać z różnych powodów, np. rozbudowując bazę konsumentów czy wręczając drobne upominki za wyrażenie zgód marketingowych.

2 Informacje dla uczestników i zbieranie zgłoszeń

Jeśli w firmie podjęliście już decyzję, jaki typ promocji chcecie zrobić, to pozostaje ją zorganizować i wdrożyć. Sercem każdej promocji jest formularz rejestracyjny oraz baza danych uczestników promocji. Na rynku istnieją już narzędzia, które pozwalają na stworzenie w pełni parametryzowalnego formularza rejestracyjnego. Tak stworzony formularz można w bardzo prosty sposób (wklejenie kilku gotowych i wyświetlanych w systemie linii kodu) zintegrować z dowolną stroną internetową. Może on stać się także częścią strony www powstałej na bazie szablonu dostępnego w narzędziu.

Parametryzacja formularza rejestracyjnego polega na prostym wyborze jego elementów (patrz: rys. 1). Oprócz tak podstawowych danych, jak imię, nazwisko czy numer telefonu, można wybrać pola służące do udzielenia odpowiedzi na pytanie konkursowe, wgrania skanu paragonu, faktury, przesłania zdjęcia czy wpisania kodu rekomendacji.

Dostęp do tak zgromadzonej bazy danych jest możliwy w trybie 24/7, z każdego miejsca. Baza danych (patrz: rys. 2) jest przechowywana na serwerach w jednym z najbezpieczniejszych centrów danych w Polsce. Wszystko odbywa się z pełnym poszanowaniem zasad RODO. Żadne dane nie trafiają do chmury, a bezpieczeństwo oprogramowania jest regularnie testowane.  

Gdy strona promocji jest gotowa, zawiera wszelkie niezbędne informacje oraz ma możliwość rejestracji, skutkującej wzięciem udziału w akcji przez jej uczestników. A skąd mają oni dowiedzieć się o promocji? To już zależy od jej charakteru. Czasami firmy organizują kampanie w mediach tradycyjnych czy w internecie, a często wystarczą jedynie media społecznościowe. W momencie, gdy celem akcji jest zwiększenie sprzedaży produktów w konkretnej sieci, wystarczy rozpropagować ją w aplikacji mobilnej tej sieci (np. Żabka czy Delikatesy Centrum). Natomiast przy akcji skierowanej do handlowców wystarczy ją dobrze rozpropagować kanałami komunikacji wewnętrznej.

3 Wyłonienie laureatów

Niezależnie od tego, z jakiego rodzaju akcją mamy do czynienia, kolejnym krokiem po przyjęciu do niej zgłoszeń i zebraniu uczestników jest wyłonienie laureatów. W tradycyjnym modelu wygląda to inaczej dla każdego rodzaju opisanych powyżej akcji promocyjnych i może wymagać powołania specjalnych ciał, takich jak komisja konkursowa, wybierająca najlepiej wykonane zadania konkursowe, czy komisja nadzoru loterii, która odpowiada za przebieg losowania. Po dochowaniu wszelkich niezbędnych formalności lista laureatów jest dołączona do dokumentacji przeprowadzonej akcji i jest podstawą do wydania nagród.  

4 Wydanie nagród

Dotychczasowo wszelkie nagrody były wydawane przez organizatora promocji. Niezależnie od tego, czy była to firma, której towary bądź usługi były oferowane w promocji, czy też agencja marketingowa, która pomagała w przeprowadzeniu akcji, była to czynność wymagająca trochę czasu lub pieniędzy. Do tego dochodzi pewna odpowiedzialność wiążąca się z wydaniem nagród właściwym osobom i kompletowaniem dokumentacji potwierdzającej odbiór nagrody.

Teraz te czynności można zautomatyzować, a co za tym idzie – mogą one mniej kosztować. W automatyczny sposób można wydawać nagrody w postaci  kodów elektronicznych (patrz: rys. 3) na podany i zweryfikowany adres e-mail oraz nagrody pieniężne. Wydawanie nagród pieniężnych jest wykonywane w najdogodniejszy dla laureata sposób – bezpośrednio na jego konto osobiste w banku. Nie trzeba mieć kolejnych kart przedpłaconych, chodzić do konkretnego bankomatu po gotówkę, czy czekać na papierowe vouchery – pieniądze są do dyspozycji od razu i z maksymalnie możliwą wygodą.   

Częściowo zautomatyzować można także proces wydania nagród rzeczowych. Taki moduł, który pozwala na zebranie adresów do wysyłki nagród zawiera np. Promomanager. Oznacza to brak konieczności kompletowania ich podczas nagrywanych rozmów telefonicznych czy poprzez e-mail. Zebrane adresy trafiają prosto do bazy danych i mogą być dostępne dla organizatora od ręki.

5 Obsługa reklamacyjna i rozliczenie

Obsługa reklamacji nie jest trudna, lecz niejednokrotnie wymaga zorganizowania specjalnej infolinii dla uczestników promocji oraz wyznaczenia osób, które będą odpisywać na reklamacje złożone e-mailem. Nie w każdej firmie są odpowiednie zasoby, które mogą prowadzić te zadania, dlatego często trafiają one do agencji marketingowej lub innego podmiotu zewnętrznego. Kluczem do dobrego zorganizowania obsługi posprzedażowej jest odpowiednio zaprojektowana baza danych uczestników promocji, do której po kolei trafiają wszystkie niezbędne informacje, takie jak te związane z samą rejestracją w promocji, spełnieniem warunków, dzięki którym uczestnik staje się laureatem czy wysyłką nagród. Wtedy rozpatrzenie ewentualnych reklamacji jest szybkie i nie powoduje dodatkowego niezadowolenia uczestników.

Podsumowanie

Organizacja i przeprowadzenie akcji promocyjnych wydaje się być procesem skomplikowanym, lecz obecnie można go zautomatyzować i znacząco uprościć. Służą do tego takie narzędzia jak Promomanager – pierwsze na rynku narzędzie marketingowe, które wspiera marketerów i marketerki w organizacji, przeprowadzeniu i rozliczeniu różnego rodzaju akcji promocyjnych. Jest to szczególnie istotne, gdy w firmie przeprowadza się kilka promocji w tym samym czasie, skierowanych do różnych grup docelowych, np. do trade’u, konsumentów czy pośredników.

Innowacyjność Promomanagera polega na dostarczeniu pełnej infrastruktury technologicznej, niezbędnej do zbierania danych, takich jak leady, zgłoszenia czy rejestracje, bez konieczności angażowania działu IT lub zewnętrznych firm. Skonfigurowany w nim formularz przyjmowania zgłoszeń można w prosty sposób zintegrować z dowolną stroną internetową stworzoną przez użytkownika. Z kolei możliwość automatycznego wydawania nagród redukuje do minimum ilość pracy poświęconą na rozliczenie promocji oraz na prace związane z logistyką.

Promomanager może zmniejszyć ilość czasu i pieniędzy, potrzebnych na realizację promocji przez firmy, które dziś takie promocje realizują. Może także zachęcić do ich realizacji firmy, które do tej pory promocji nie realizowały, np. z powodu braku zasobów.

Artykuł powstał przy współpracy z pomysłodawcą Promomanagera.