13 wskazówek, jak stworzyć skuteczną ofertę handlową

Zastanawiałeś się kiedyś, jak wygląda oferta Twojej konkurencji? Postanowiliśmy przyjrzeć się plikom wysyłanym przez agencje marketingowe, jako, że to właśnie one stanowią one sporą część naszych klientów. Zbadaliśmy 10 tys. plików, które wysłali do tej pory używając Sellizera. 

Podczas analizy ofert handlowych wyciągnęliśmy wnioski i wyróżniliśmy dobre praktyki, którymi chcemy się podzielić. Chcesz wiedzieć, ile stron powinna mieć Twoja propozycja? Czy powinieneś dodać do niej załączniki? Kiedy jest najlepszy czas na wysłanie wiadomości z ofertą? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz właśnie w tym artykule. Co więcej, dowiesz się także, jak ważne w całym procesie sprzedaży są follow-upy, jak się nimi posługiwać oraz jak ułatwić sobie pracę za pomocą inteligentnych rozwiązań.  Mamy nadzieję, że poniższe obserwacje i wskazówki okażą się pomocne w optymalizacji Twojego procesu sprzedaży.

Analiza statystycznej oferty handlowej wysyłanej przez agencję marketingową

Posiadamy wiele danych na temat wysłanych ofert, postanowiliśmy się nimi z Wami podzielić. Dowiedzieliśmy się, jak długie są oferty handlowe wysyłane przez agencje marketingowe. Przeanalizowaliśmy też, po jakim czasie są one otwierane, ile czasu poświęca im odbiorca oraz jakim zainteresowaniem się cieszyły (zwróciliśmy uwagę na ponowne otwarcia ofert bądź przekazanie ich dalej). Przyjrzeliśmy się też temu, w jaki sposób propozycje są wysyłane i na jakich urządzeniach zostają otwarte. Nie mogliśmy pominąć także tematu follow-upów. Ile ponowień kontaktu trzeba, aby odbiorca otworzył Twoją ofertę? Sprawdźmy. 😊 

Liczba stron propozycji

Z naszych danych wynika, że średnia długość oferty wysyłanej przez agencję marketingową to 9,5 strony. Nie jest to najkrótszy plik, prawda? 😉 Jaka jest zatem optymalna liczba stron oferty handlowej? Tego dowiesz się w dalszej części artykułu. Z kolei na zapoznanie się z ofertą takiej długości potrzebne jest około 6 minut i 48 sekund.

Czas, po jakim oferta zostaje otwarta

Według naszych danych propozycja zostaje otwarta średnio po 51 godzinach. Nie jest jednak tak, że odbiorca po pierwszej wiadomości od Ciebie zapozna się natychmiast z ofertą. Do tego potrzeba follow-upów, czyli ponowień kontaktu. Nasze badanie pokazuje, że 53% ofert agencji marketingowych potrzebowało 4 follow-upów. I wynik ten jest dowodem na to, że ponowienia kontaktu są konieczne i nie można ich unikać. 

Czas, jaki odbiorca spędza na każdej stronie

Bazując na naszych danych to średnio 42 sekundy. Czy to wystarczy, żeby zapoznać się z zawartością oferty? Ciężko jednoznacznie stwierdzić. Dużo zależy od tego, ile zawartości tekstowej mają poszczególne strony Twojej propozycji. Jeśli przeważają elementy graficzne, a samego tekstu nie jest za wiele, naszym zdaniem będzie to czas w zupełności wystarczający. Jeśli jednak Twoja oferta jest bogata w opisy i informacje, może okazać się to za mało. Wtedy warto zastanowić się nad wprowadzeniem zmian w pliku. Ułatwią Ci to indywidualne statystyki oferty w Sellizer, dzięki którym uzyskasz dane dotyczące każdej ze stron dokumentu, a także dokumentu jako całości. 

Urządzenie, na jakim najczęściej otwierana jest oferta

Oferty w 68% otwierane są na komputerze, co czyni go tym samym najchętniej używanym urządzeniem do przeglądania ofert handlowych agencji marketingowych. Mniejszym zainteresowaniem cieszą się telefony (28%), a najmniejszym tablety (tylko 4%). Jak wykorzystać tę wiedzę?

Jeśli masz wiadomość, na jakim urządzeniu najczęściej otwierana jest Twoja propozycja, możesz dostosować jej wygląd tak, aby jak najlepiej się na nim prezentowała. Taką informację bez problemu odnajdziesz w statystykach oferty w Sellizer.

Zainteresowanie ofertą

Odbiorca otwiera propozycję wysłaną przez agencję marketingową średnio 2,5 razy. O czym nam to mówi? O tym, w jakim stopniu oferta jest interesująca dla odbiorcy. Jeśli do niej wraca, to istnieje większe prawdopodobieństwo, że dokona zakupu. Dodatkowo wiemy, że 6% propozycji zostaje wydrukowana – to także mówi nam o stopniu zaangażowania klienta.

Załączniki do oferty

Tylko 23% propozycji, które przeanalizowaliśmy, zawierało co najmniej jeden dodatkowy załącznik. Z tego wynika, że w zdecydowanej części ofert handlowych wysyłanych przez agencje marketingowe nie znajduje się nic poza plikiem głównym propozycji. W przypadku tak obszernych dokumentów (9,5 strony) może nie być konieczne załączenie dodatkowych materiałów. Według naszych obserwacji warto jednak umieścić przynajmniej jeden załącznik – to wpływa pozytywnie na atrakcyjność oferty i zaangażowanie odbiorcy. 

Sposób wysyłki oferty

Badane przez nas propozycje w 67% były wysłane za pomocą skrzynki mailowej. Do 33% z nich został wygenerowany link w Selllizer, następnie były przekazane odbiorcy innymi kanałami komunikacji. 

Jak skutecznie ofertować? Wskazówki dla agencji marketingowych (i nie tylko)

Dzięki dostępnym danym wiemy, jak skutecznie optymalizować swoje oferty. Stale analizujemy, wyciągamy wnioski i dążymy do jak największej efektywności. Chcemy podzielić się z Tobą naszymi przemyśleniami. Przygotowaliśmy kilka rad, które pomogą w tworzeniu skutecznych plików ofertowych i podjęciu dalszych kroków po ich wysyłce. 

1 Liczba stron oferty handlowej

Ile stron powinna mieć skuteczna propozycja? Według naszych danych, optymalna liczba to 6 stron. Równowaga to klucz do sukcesu – plik nie powinien być zbyt długi, żeby nie zniechęcał odbiorcy, jednak na tyle długi, żeby zawrzeć w nim wszystkie najważniejsze informacje. Powinieneś wyczuć balans – tak, aby klient nie poczuł się przytłoczony ofertą, ale z drugiej strony jej nie zlekceważył. Obszerność pliku będzie też zależna od branży, w której się poruszasz i ilości informacji, które są istotne do przekazania. 

2 Liczba załączników do oferty handlowej

Dzięki dostępnym nam danym wiemy, że obecność załączników do oferty handlowej pozytywnie rzutuje na jej odbiór. Już jeden dodatkowy plik zwiększa zainteresowanie propozycją. Jak liczba załączników będzie zatem najlepsza? Nie podamy tu konkretnej cyfry.

3 Czas wysyłki oferty handlowej

Kiedy jest najlepszy moment na wysłanie propozycji? To już zależy od tego, kim jest Twój klient. Z naszych danych wynika, że najlepszym czasem dla klienta indywidualnego będzie druga połowa tygodnia. Wskaźnik otwarć najwyższy jest w czwartek w godzinach popołudniowych. To czas, kiedy odbiorca wykona już większość zaplanowanych działań służbowych i będzie miał czas na zapoznanie się z plikiem. Jeśli zaś firma jest Twoim klientem – będzie odwrotnie. Lepsza na wysyłkę będzie pierwsza połowa tygodnia. Najbardziej efektywnym czasem będą godziny przedpołudniowe we wtorek.

4 Czas na pierwszy follow-up

To, że musimy ponowić kontakt, jest już oczywiste. Kiedy zatem jest najlepszy czas, aby odezwać się do klienta? Opierając się na naszych danych – ok. 48 godzin po wysłaniu oferty. W tym czasie dajesz odbiorcy szansę na zapoznanie się z plikiem. Nie atakujesz go od razu – to może go spłoszyć – ale też nie zdąży zapomnieć o tym, że taką propozycję od Ciebie otrzymał. Jeśli nie odpowie w tym czasie (a bardzo prawdopodobne, że tego nie zrobi), wykonaj pierwszy follow-up.

5 Liczba follow-upów 

Wiesz, że 80% sprzedaży potrzebuje aż 5-krotnego ponowienia kontaktu zanim dojdzie do finalizacji transakcji? Tymczasem 44% handlowców rezygnuje już po pierwszej próbie. Nie bądź jednym z nich.

Nie zniechęcaj się, jeśli cztery razy usłyszysz „nie”. Jest duże prawdopodobieństwo, że piąte „nie” zmieni się w „tak”. Wiemy, że nie lubisz robić follow-upów, ale możesz je łatwo zautomatyzować – od tego są narzędzia. 😉 Dzięki prostej automatyzacji zaoszczędzisz mnóstwo czasu, a komfort Twojej pracy będzie wyższy. 

6 Research i personalizacja

Przygotowując ofertę, dowiedz się, kim jest Twój klient. Poświęć na to trochę czasu – pozwoli Ci to lepiej spersonalizować ofertę i dopasować ją do indywidualnych potrzeb. Klient powinien czuć, że plik został przygotowany specjalnie dla niego (nawet jeśli nie do końca tak jest). Użyj w pliku nazwy jego firmy oraz logo. Oferta handlowa to nie ulotka reklamowa. Tutaj ważne są obie strony. Możesz użyć także zwrotów bezpośrednich. Daj mu poczucie, że propozycja kierowana jest do niego i nie jest stworzona metodą „kopiuj-wklej”. 

7 Informacje o firmie

W dobrym tonie jest, aby przedstawić swoją firmę. Klient niekoniecznie robi dokładny research przed wysłaniem zapytania o ofertę, a często wysyła ich kilka. Zapewne już nie pamięta, co czytał na Twojej stronie internetowej. Opisz krótko swoją działalność. Jak długo działasz na rynku? W czym się specjalizujesz? Nie przesadzaj jednak z długością tego elementu. 

8 Potrzeby klienta 

Ten element łączy się z personalizacją. Poznaj specyfikę branży i firmy klienta. To pozwoli Ci na diagnozowanie indywidualnych potrzeb i problemów, z którymi może się zmagać. To z kolei umożliwi Ci trafne odpowiedzenie na nie w ofercie. Klienta nie zainteresuje nawet najlepszy produkt/usługa, jeśli nie jest w stanie polepszyć jego sytuacji i zminimalizować (czy też zlikwidować) trudności. Nie idź w ilość, a w jakość. Wybierz jeden najważniejszy problem (najbardziej prawdopodobny dla odbiorcy), który rozwiązujesz i na nim skup się najbardziej. Po co pisać o problemie X, jeśli klient zmaga się z problemem Y? 😉 Dostosowanie propozycji do indywidualnych kwestii zwiększy Twoje szanse na sprzedaż, ponieważ odbiorca będzie czuł, że go rozumiesz i możesz mu pomóc. 

9 Język korzyści

Cechy Twojego produktu/usługi są ważne, nie ograniczaj się jednak do przedstawienia ich wprost. Przekształć je w korzyści – to lepiej zadziała na wyobraźnię odbiorcy.

Zastosuj w swojej propozycji schemat CECHA – KORZYŚĆ. Klient zwyczajnie chce wiedzieć, „co będzie z tego miał”. To oczywiste – w końcu inwestuje i chce mieć pewność co do zysków. Przedstaw mu korzyści z Twojego rozwiązania w prosty i przystępny sposób. 

10 Dowody

Same korzyści nie wystarczą – żeby być wiarygodnym, musisz poprzeć je dowodami. Oferta handlowa to doskonałe miejsce na zamieszczenie opinii Twoich klientów. Jeśli Twój produkt czy usługa są złożone, dobrze sprawdzą się także case studies.

Stale gromadź nowe referencje i dbaj o to, żebyś miał przykłady z różnych branż – to pozwoli Ci lepiej dopasować je do konkretnego odbiorcy. Możesz zawrzeć w pliku także sekcję z logotypami. Istotne jest również podanie konkretnych liczb – to one działają na wyobraźnię klienta. „Pomogliśmy znacznie zwiększyć sprzedaż firmie X” – ten komunikat niewiele nam mówi. „Pomogliśmy 9-krotnie zwiększyć sprzedaż firmie X!” – to zdanie pokazuje już mierzalną korzyść i pozwala zobrazować efekty. 

11 Pełny zakres produktów/usług

Jeśli posiadasz więcej niż jeden produkt/usługę, także umieść je w ofercie handlowej. Może klient dostrzeże potrzebę dodatkowego rozwiązania? Może być tak, że szukał też czegoś innego, a nie wiedział, że masz to w swojej ofercie. Jeśli nie zdecyduje się na dodatkowy produkt/usługę od razu, będzie miał świadomość, że także się tym zajmujesz i w przyszłości po to wróci. 

12 USP (Unique Selling Proposition)

Konkurencja na rynku jest obecnie ogromna, jest mnóstwo różnorodnych produktów i usług. Musisz więc jakoś się wyróżnić. Co ma Twoja propozycja, czego nie oferuje konkurencja? Może będzie to kompleksowa obsługa, może wydłużona gwarancja, natychmiastowa dostawa lub system lojalnościowy? Zastanów się, co będzie Twoim wyróżnikiem i komunikuj go (to bardzo ważny element Twojej strategii marketingowej), żeby zyskać przewagę i zwiększyć  szanse na sprzedaż. USP możesz dostosować także indywidualnie do konkretnego klienta. Odnieś się do jego potrzeb i tego, co kieruje jego zakupem.

13 Estetyka dokumentu

Najważniejsza jest treść oferty, ale nie utrudniaj jej odbioru klientowi. Zadbaj o spójność graficzną pliku, zastosuj kolor i grafiki – sam tekst jest dość nieprzystępny i nudny. Nie przesadź jednak z ich ilością. To sprawi, że dokument będzie nieczytelny i klient zrezygnuje z zapoznania się z nim. Dodatkowo zwracaj szczególną uwagę na poprawność stylistyczną i gramatyczną. Ewentualne błędy z pewnością negatywnie wpłyną na Twój wizerunek. 

Podstawowe elementy oferty handlowej – o tym nie możesz zapomnieć:

• Tytuł oferty i dane adresata – to rzeczy, które powinny znaleźć się na pierwszej stronie. Zadbaj o to, żeby oprócz tytułu umieścić tam logo klienta i nazwę jego firmy (gdy oferta kierowana jest do takowej) lub dane kontaktowe do osoby prywatnej (w przypadku klienta indywidualnego).
• Twoje dane kontaktowe – pamiętaj, żeby umieścić dane osoby, z którą odbiorca oferty ma się  bezpośrednio kontaktować – najważniejsze będą imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
• Informacje dotyczące przedmiotu oferty – tutaj powinieneś zaprezentować swój produkt/usługę. Zawrzyj w pliku najważniejsze kwestie z nim/nią związane, takie jak specyfika produktu/usługi, mechanizm działania, warunki współpracy czy zakres usług. Postaraj się także odpowiedzieć na ewentualne wątpliwości, które mogą pojawić się u odbiorcy podczas zapoznawania się z plikiem.
• Cennik – to element, który powinien znaleźć się w każdej ofercie. Nie możemy zatajać ceny, bo klient i tak o nią zapyta. W dużej części przypadków jest ona czynnikiem decydującym o wyborze. Jeśli klient nie może pozwolić sobie finansowo na nasz produkt/usługę, nie traćmy swojego czasu. Pamiętaj o tym, żeby koszty wyliczone były dla tego konkretnego klienta. 
• Istotne informacje dodatkowe – np. warunki płatności czy dostarczenia produktu/usługi, gwarancje, koszty dodatkowe.
• Data ważności oferty – rynek jest zmienny, Twoje ceny pewnie też. Zadbaj o to, żeby w ofercie znalazła się data jej ważności, żebyś na tym nie stracił.

Mam nadzieję, że wnioski z badania oraz przedstawione w tym artykule wskazówki pomogą Ci zoptymalizować swoje oferty handlowe. Staraj się stale analizować ich skuteczność. Modyfikuj je i usprawniaj. Jeśli brak Ci konkretnej wiedzy o tym, co dzieje się z Twoimi propozycjami po ich wysłaniu, wspomóż się dedykowanymi narzędziami do ofertowania. Powodzenia! 😊

Artykuł powstał we współpracy z firmą Sellizer.

W trakcie kontaktu z klientem przydatne może okazać się skategoryzowanie go na podstawie modelu Insights Discovery. Jak to zrobić? Tego dowiesz się z artykułu, który przygotowała Diana Fandul!