Współpraca z freelancerami – przewodnik dla każdego marketera

Optymalizacja budżetów, rozwój biznesu, współpraca z najlepszymi freelancerami i specjalistami… Zlecanie zadań na zewnątrz może pomóc każdej firmie, szczególnie w tak niepewnych czasach. Jak zacząć korzystać z usług freelancerów? Gdzie i jak szukać wykonawców? Jakich formalności należy dopełnić?

Outsourcing

Outsourcing cieszy się coraz większą popularnością wśród firm. Korzystają z niego już nie tylko największe spółki, ale dołączają do nich średnie, małe i mikroprzedsiębiorstwa, a nawet samozatrudnieni.

Outsourcing to korzystanie z zewnętrznych zasobów (a dosłownie źródeł) do realizacji zadań, procesów czy funkcji przez podmioty zewnętrzne specjalizujące się w danej dziedzinie.

W obecnych realiach delegowanie części zadań może być ratunkiem dla firm, które dalej chcą się rozwijać, minimalizując przy tym ryzyko zbyt drogich inwestycji. Outsourcing pozwala również zrealizować prace, które wykraczają poza kompetencje zespołu, bez konieczności zwiększania zatrudnienia oraz na odciążenie pracowników z niektórych obowiązków. Marketing nie jest tu wyjątkiem – poszczególne działania możesz powierzać zewnętrznym specjalistom, oszczędzając przy tym swój czas i energię.

Co daje współpraca z freelancerami?

Współpraca z wolnym strzelcem to decyzja, która poprawia komfort pracy, ale przede wszystkim zwiększa efektywność całej firmy. Podwykonawcy to uzupełnienie zespołu – pomagają odciążyć etatowych pracowników od mniej ważnych obowiązków i skoncentrować się na najważniejszych aspektach projektów.

Z racji elastyczności zatrudnienia i różnorodnych doświadczeń wśród freelancerów łatwiej znaleźć współpracowników o komplementarnych umiejętnościach. Dzięki temu freelancerom można zlecić wiele prac, które wchodzą w kompetencje działu marketingu. 

Największą zaletą współpracy z freelancerem jest właśnie wspomniana elastyczność. W grę wchodzą bowiem zarówno jednorazowe projekty, takie jak stworzenie strony www czy paczki tekstów, ale również długofalowe współprace, kiedy ważne jest zachowanie ciągłości – na przykład we współpracy z grafikami. To ostatnie jest szczególnie istotne w kontekście tworzenia kosztownych stanowisk pracy.

Współpraca z freelancerem – zalety

Dla firmy i jej marketingu korzystanie z usług freelancerów to przede wszystkim cztery korzyści:

1. Optymalizacja wydatków marketingowych – koszty uzależnione są jedynie od rezultatu lub czasu poświęconego na projekt i są niższe niż tworzenie miejsca pracy czy korzystanie z usług agencji.
2. Możliwość współpracy z najlepszymi talentami – których zatrudnienie na stałe może przerastać możliwości firmy. Chodzi tu o specjalistów z wąskich dziedzin, którym bardziej niż na etacie zależy na możliwości stałego rozwoju i współpracy z najciekawszymi markami.
3. Wprowadzenie świeżości i nowych kompetencji do zespołu – osoba z zewnątrz wnosi nowe spojrzenie, o które ciężko będąc  „w środku” firmy. Łatwiej jest również zlecić pracę kilku osobom o odpowiednich umiejętnościach, które uzupełnią zespół, niż szukać jednej osoby, która połączy je wszystkie.
4. Większe możliwości planowania działań – freelancerzy zazwyczaj nie mają sztywnych godzin pracy lub nie pokrywają się one ze standardowym „9-17”. To oznacza możliwość planowania działań w szerszym zakresie czasowym oraz lepsze rozplanowanie zadań dla całego zespołu, bez stresującego natłoku obowiązków.

Jak znaleźć i wybrać freelancera?

Zanim rozpoczniesz poszukiwanie odpowiedniego podwykonawcy, musisz jasno określić rodzaj pracy, a także kompetencje, jakie są niezbędne do jej wykonania.

Jak opisać zlecenie?

Dobrze opisane zlecenie pozwala znacząco oszczędzić czas i ułatwia proces szukania odpowiedniego freelancera. Duża ilość szczegółów pomaga z kolei uniknąć nieporozumień podczas ustalania warunków pracy, ponieważ freelancer będzie mógł łatwiej ocenić, ile czasu potrzebuje na jej wykonanie oraz związaną z tym stawkę. Dobrze skonstruowany brief sprawia, że spływają konkretne oferty, które nie wymagają dodatkowych rozmów o warunkach.

Gdzie szukać podwykonawcy?

Liczba freelancerów na polskim rynku rośnie z roku na rok, co idealnie ilustruje coraz większe zainteresowanie ich usługami. Dla marketerów, którzy dopiero zaczynają zlecać prace na zewnątrz, może być to jednak pewnym utrudnieniem – jak ocenić portale pracy zdalnej, gdzie umieścić zlecenie, aby dotarło do odpowiedniego grona specjalistów? Chociaż wybór podwykonawcy nie wiąże się z takim ryzykiem, jak zatrudnienie pracownika etatowego, będzie miał kluczowe znaczenie dla końcowego rezultatu prac.

Kolejnym naturalnym krokiem jest rozpoczęcie poszukiwań online. Pomocne w tym mogą być portale z ogłoszeniami dla freelancerów, takie jak Useme, gdzie chętni wykonawcy przesyłają swoje oferty w odpowiedzi na opublikowane zamówienie lub gdzie zleceniodawcy sami wysyłają zapytania do wybranych wykonawców.

Podobnie działają również grupy na Facebooku poświęcone zleceniom, a niezależnych specjalistów można też znaleźć na własną rękę poprzez wyszukiwarkę Google czy w serwisie LinkedIn.

Który specjalista będzie najlepszy?

Po zebraniu bazy potencjalnych wykonawców, których oferty odpowiadały wcześniejszym założeniom, pozostaje wybór tego najlepszego. Oprócz stosunku jakości do ceny należy uważnie przypatrzeć się portfolio specjalistów. To wizytówka, która pokazuje umiejętności i wiedzę, jak i sposób myślenia freelancera i jego podejście do rozwiązywania problemów.

Należy przede wszystkim sprawdzić, czy freelancer wykonywał podobne projekty i czy współpracował z firmami z tej samej lub podobnej branży. Pozwala to łatwiej przewidzieć efekty współpracy i jednocześnie oszczędzić czas na wdrażanie podwykonawcy w specyfikę danego biznesu.

Portfolio to tylko jeden z elementów oceny. Warto zwrócić też uwagę na poziom i łatwość w komunikacji z danym specjalistą. To, jak wygląda komunikacja jeszcze przed rozpoczęciem projektu, może zasygnalizować zachowania, które pojawią się podczas współpracy. Nawet najlepszy specjalista, który na wiadomość odpowiada tydzień, może utrudnić pracę całego zespołu.

Praca nad projektem

Wybrany podwykonawca to już półmetek procesu. Ostatnie, co pozostaje do akceptacji lub ewentualnych poprawek, to wprowadzenie freelancera w specyfikę projektu i precyzyjne sformułowanie pożądanego efektu.

Wdrożenie freelancera w projekt

Jako osoba, która nie jest na stałe zatrudniona w firmie, freelancer potrzebuje więcej informacji – podobnie jak świeżo zatrudniony pracownik potrzebuje czasu na wdrożenie w obowiązki, zanim powierzy mu się poważniejsze zadania.

Ten etap pozwala zaoszczędzić sporo czasu na poprawkach, które wynikają z nieznajomości systemu organizacji pracy, podziału zadań czy oddawania ukończonych projektów. Warto przy tym pamiętać, że freelancer musi również dostosować swoje techniki pracy do tych, jakich oczekuje klient.

Nie należy obawiać się ujawniania zbyt wielu tajemnic biznesowych: wykonawca jest specjalistą w swojej dziedzinie, dlatego im lepiej pozna problemy, z jakimi powinien się zmierzyć, tym lepsze zaproponuje rozwiązania.

Monitorowanie prac

W przypadku bardziej złożonego czy czasochłonnego projektu, dobrze jest podzielić go na mniejsze części. Dzięki temu zamawiający zyskuje większą kontrolę nad realizacją prac, a freelancer może na bieżąco wprowadzać zmiany. W ten sposób najłatwiej jest zapobiec sytuacji, w której efekt końcowy będzie wymagał poprawek – łatwych do uniknięcia, kiedy sprawdzane są kolejne etapy, a nie ukończona całość.

Formalności przy współpracy z freelancerami

Formalności to ta część każdego projektu, o której chętnie by się zapomniało. Nie należy ich jednak lekceważyć: umowy i warunki w jednakowym stopniu zabezpieczają freelancera, co i jego zleceniodawcę.

Współpraca z freelancerem – w przeciwieństwie do zatrudnionego na etacie pracownika lub konsultanta – nie wymaga podpisywania kosztownych umów o pracę lub kontraktów naszpikowanych klauzulami.

Umowa czy faktura?

Popularną formą rozliczenia z freelancerami są umowy cywilnoprawne, jednak najwygodniejszą i najtańszą formą dla firmy pozostaje faktura VAT lub rachunek. W tym roku wszedł w życie obowiązek rejestracji umów o dzieło, co może zniechęcać zleceniodawców. Nie warto jednak ograniczać swojej możliwości wyboru tylko do tych wykonawców, którzy prowadzą działalność gospodarczą – wolni strzelcy bez firm w niczym nie ustępują im jakością, a z racji braku kosztów firmowych nierzadko oferują konkurencyjne stawki.

Rozwiązaniem w takiej sytuacji są profesjonalne serwisy dla freelancerów, takie jak wspomniane już Useme, które oprócz giełdy specjalistów i zleceń oferują również możliwość rozliczenia niemal każdej pracy na podstawie faktury VAT – również dla podwykonawców zagranicznych. Współpraca przeprowadzona przy wsparciu Useme oznacza więc redukcję kosztów (możliwość odliczenia VAT), zwolnienie z formalności zleceniodawcy, które bierze na siebie serwis (rejestracja umowy, rozliczenie podatku, wysyłka PIT), jak i zabezpieczenie całej transakcji dzięki secure payment.

Prawa autorskie – dlaczego warto je mieć?

Ostatnia formalność, na jaką warto zwrócić uwagę, są prawa autorskie do wykonanej pracy, szczególnie jeśli w grę wchodzą teksty, grafiki czy autorskie strony www. W przypadku firm przekazanie praw autorskich do wykonanej pracy nie jest oczywiste, z kolei ze względu na niższy podatek jest to rozwiązanie naturalne dla freelancerów bez działalności gospodarczej.

Freelancerzy na ogół nie dysponują swoimi wzorami protokołów, słusznie pozostawiając ustalenie ich treści klientom, jednak profesjonalne portale dla freelancerów oferują przekazanie praw autorskich za swoim pośrednictwem.

Podsumowanie

W niepewnych czasach oszczędności i jednocześnie zwiększonych potrzeb marketingowych freelancerzy okazują się idealnym wsparciem zarówno dla doświadczonych zespołów, jak i dla mniejszych zleceniodawców.

Aby współpraca z wolnym strzelcem przebiegała pomyślnie, należy podejść do niej jak do partnerstwa, a nie relacji klient – wykonawca. Kluczową kwestią w takiej współpracy będą szczegóły dotyczące zakresu zadania i sposobu rozliczenia, ponieważ oba wpływają na stawkę freelancera.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Useme.

Chcesz podjąć współpracę z freelancerem, który stworzy dla Ciebie artykuł na bloga, tekst reklamowy czy opisy produktów do sklepu internetowego? W takim razie przeczytaj artykuł Marianny Krupy, która opisuje 11 błędów często popełnianych przez copywriterów, dzięki czemu zweryfikujesz efekty pracy swojego podwykonawcy!