Umowa z fotografem – o czym powinieneś pamiętać?

W swojej codziennej pracy marketera nieraz potrzebujesz zdjęć, ponieważ właśnie promujesz produkt, pokazujesz załogę, dodajesz coś do social mediów czy tworzysz tradycyjną ulotkę. Często powierzasz to zadanie fachowcowi. Co w takim razie powinieneś uwzględnić w umowie z fotografem?

Co powinna zawierać umowa z fotografem?

Oprócz aspektów typowych dla każdej umowy (określenie stron, czasu trwania, liczby egzemplarzy), będą to przede wszystkim informacje związane ze specyfiką płatności czy tajności (np. w przypadku wykonywania zdjęć do kampanii reklamowej, która ruszy dopiero za kilka miesięcy). No i oczywiście – a może przede wszystkim – związane z prawami autorskimi do zdjęć. W jaki sposób je otrzymasz? Na jakich płaszczyznach? Co z wizerunkiem przedstawionych osób? Omówmy ten temat po kolei.

1 Wizerunek

Z reguły jeśli potrzebujesz zdjęć od zewnętrznego fotografa, chodzi o „wypstrykanie” Twojego wydarzenia albo o materiały, które reklamują np. ubrania Twojego klienta na modelach. W obu przypadkach trzeba pomyśleć o tym, że osoby przedstawione na zdjęciach mogą mogą mieć do Twojej marki jakieś pretensje, oczekiwać wynagrodzenia itp. Rozbijmy tę kwestię na dwie części.

Jeśli robisz wydarzenie, fotograf ma prawo oczekiwać, że – robiąc zdjęcia obecnym na evencie osobom – w jakiś sposób ma na to ich zgodę. Jej zapewnienie powinno być po stronie organizatora, czyli Twojej.

Takie zgody na zdjęcia możesz zbierać np. podczas odhaczania się na liście obecności uczestników, jednak w umowie z fotografem dopilnuj:

• aby miał on pewność, że osoby fotografowane wyraziły na to zgodę i że ich ewentualne wątpliwości będą na Twojej głowie;
• odpowiedniego oznaczenia osób ewentualnie nie życzących sobie zdjęć i poinformowania o tym fotografa. Widywałem wydarzenia, na których osoby niechcące być na zdjęciach miały siadać w określonych miejscach albo były oznaczone naklejkami – nikt jednak nie powiedział o tym fotografowi i ich zdjęcia lądowały potem wbrew ich woli na przykład w social mediach. Wyjątkiem są zdjęcia publiczności danego wydarzenia – osoby ją tworzące stanowią większą całość, a w takich przypadkach nie trzeba pytać o zgodę.

Podsumowując: organizując event, miej zgody uczestników, oznacz odmawiających i poinformuj fotografa o zgodach oraz o tym, kogo jego obiektyw powinien omijać.

Druga z sytuacji to zdjęcia produktów na modelach. Jeśli są to „Twoi” modele – wygląda to tak samo, jak wyżej. Ale jeśli załatwia ich fotograf, wolałbyś uniknąć udowadniania im, że zgodzili się na wykorzystanie wizerunku, prawda? I ich ewentualnych pretensji i roszczeń finansowych?

Z tego powodu warto w umowie umieścić paragraf, zawierający oświadczenie fotografa, że zadbał o zgody i ewentualne problemy weźmie na siebie. W razie potrzeby na podstawie umowy będziesz mógł odsyłać pokrzywdzonych do ustaleń w niej zawartych, a przykładowy kryzys na fanpage’u stłumisz w zarodku, pokazując fragment umowy.

2 Podzielenie się prawami

Tutaj także w uproszczeniu najczęściej są dwa modele. W zależności od tego, czy chcesz „ujawnić” swoją współpracę z fotografem, czy „udawać”, że to Twoje zdjęcia – zapisy umowne będą się różnić. Warto jednak o nich pomyśleć. O czym konkretnie?

Z praw autorskich osobistych wynika choćby kwestia podpisywania autora zdjęć. Wbrew powszechnej opinii nie jest to uprzejmość – autor ma prawo mieć w tym zakresie oczekiwania. A jeśli nie chcesz ich spełniać, wpisz to w umowie i w razie czego pokaż mu to zaakceptowane postanowienie palcem.

Odrębny temat to prawa autorskie majątkowe oraz to, w jaki sposób je dostaniesz w przypadku zdjęć. Ustal sam ze sobą – a następnie oczywiście także z fotografem – jedną bardzo ważną rzecz: czy te zdjęcia mają być tylko Twoje?

Jeśli chcesz „udawać”, że są Twojego autorstwa i nie wspierałeś się nikim z zewnątrz – dopilnuj tego w umowie. W przeciwnym wypadku prawo domyślnie układa relację stron umowy w ten sposób, że fotograf jakby „rozmnożył” na Ciebie swoje prawa – ale zostawiając je u siebie.

Istnieje „ryzyko”, że da je komuś innemu czy pochwali się zdjęciami w portfolio lub na fanpage’u i czar Twojego udawania pryśnie – a w dodatku prawo będzie po jego stronie.

Dlatego powinieneś wziąć pod uwagę to, że temat „przyznawania się” do autorstwa zdjęć powinien znaleźć się w umowie. A jeśli zależy Ci na opcji uniemożliwiającej fotografowi chwalenie się i dzielenie nimi, np. z Twoją konkurencją, powinieneś liczyć się z wyższym wynagrodzeniem dla fotografa.

3 Pola eksploatacji

Kolejnym tematem, mającym wpływ na rozliczenia, są pola eksploatacji zdjęć. W uproszczeniu są to płaszczyzny, na których możesz użyć zdjęć „kupionych” od fotografa. Chyba będąc na jego miejscu inaczej wyceniłbyś to, że zdjęcie pojawi się jako post w facebookowym wydarzeniu, a inaczej jego użycie na billboardach we wszystkich miastach w kraju?

Właśnie dlatego jako kupiec jesteś zobowiązany do dokładnego wyliczenia i sprecyzowania, w jaki sposób zamierzasz użyć zdjęć. Nieraz ta część umowy jest objętościowo jedną z większych – to dlatego, że wiele osób na Twoim miejscu woli wymienić na zapas jak najwięcej pól eksploatacji.

4 Rozliczenia

Temat rozliczeń z fotografem ciągle się przewija, zatem stawmy mu czoła. W kwestii rozliczeń może być sporo pułapek i pól do nieporozumień:

1. Co właściwie było przedmiotem umowy?
2. Jaki jest moment przekazania wynagrodzenia?
3. Ile jest na to czasu?
4. Jak rozliczane są ewentualne prace dodatkowe?

Punkt pierwszy to odrębny temat na później, zajmijmy się resztą. A więc: od kiedy startuje licznik odmierzający dni na zapłatę twórcy Twoich zdjęć i ile tych dni jest?

Jeśli fotograf wystawia fakturę, temat powinien być prostszy, bo zapłacić trzeba od momentu jej wystawienia w ciągu podanej na niej liczby dni. Ewentualnie, jeśli ze względu na jakieś wewnętrzne procedury (np. księgowe często bywają na urlopie), potrzebujesz mieć jakąś minimalną liczbę dni na zapłatę – okej, ale „uprzedź” o tym, wpisując to w umowę i pozwól fotografowi o tym wiedzieć i to zaakceptować.

Natomiast jeśli nie jest to umowa z fakturą, tym bardziej pomyśl o opisaniu zarówno terminu na zapłatę, jak i od kiedy on rusza.

Czy tą chwilą będzie wykonanie zdjęć? Wysłanie wstępnych czy może obrobionych fotografii? A może moment wprowadzenia ewentualnych poprawek? Rozwiązań jest wiele i w zasadzie większość z nich będzie prawidłowa – po prostu uwzględnij tę kwestię, by żadna ze stron nie rozumiała realizacji tematu po swojemu i by te niedopowiedzenia nie spowodowały konfliktu.

Natomiast w odniesieniu do poprawek – to powinno być jasne, ale nie jest takie dla wszystkich. Jeśli będziesz oczekiwać od fotografa spędzania dodatkowych godzin na: „dodaj logo”, „wykadruj”, „zrób czarno-białe” – nie zrobi on tego za darmo.

Na koniec kwestii rozliczeń niby drobiazg, ale często jednak różnie rozumiany, czyli to, czy „Zrobisz nam foty z wydarzenia za 1000 zł” – oznacza kwotę netto czy brutto. Powinno być to wiadome samego od początku, a podpisanie umowy to już na pewno ostatnia chwila na doprecyzowanie.

5 Przedmiot umowy

Paradoksalnie ta prosta rzecz właśnie z powodu swojej pozornej jednoznaczności często jest traktowana po macoszemu. Najprostszy przykład: ilu zdjęć oczekujesz? Może liczysz na 100, a fotograf planuje dać Ci 20. Może chcesz mieć po 20 zdjęć dla każdego produktu, a fotograf myśli, że tyle ma być w sumie ich wszystkich. Może oczekujesz zdjęć zrobionych w studio, a on myśli o plenerze. Być może obaj oczekujecie zapewnienia oświetlenia czy makijażu przez drugiego. W przypadku eventu: może liczysz na obecność fotografa do północy, a on wtedy zamierza już obstawiać jakieś wesele.

Ustal to. Określ precyzyjnie, co należy do zadań fotografa i czego, prócz pieniędzy, może spodziewać się z Twojej strony w trakcie realizacji projektu, np. modelki, oświetlenia, zapewnienia oznaczenia osób niefotografowanych.

Umowa z fotografem – o czym jeszcze pomyśleć?

Warto, abyś zastanowił się także nad tym, czy ewentualne wykonanie zdjęć przez kogoś innego Ci przeszkadza – i odpowiednio tego zabronił lub na to zezwolił. Zwłaszcza w ewentualnych wypadkach losowych, które też uwzględnij tworząc umowę.

Jak widać – jest o czym pamiętać. Wiem jednak, że dzięki temu artykułowi będziesz przygotowany na wiele najczęściej pojawiających się sytuacji. Nie powtórzysz też błędów tych, którzy stali się w nim przykładami. Powodzenia!

A może chcesz podpisać umowę z influencerem i zastanawiasz się, co w niej zawrzeć? Jeśli tak, koniecznie przeczytaj artykuł Tomasza Palaka 10 podpowiedzi, co warto zawrzeć w umowie z influencerem!