Jak prowadzić sklep internetowy bez magazynu? Porównanie 4 usług logistycznych dla e–commerce

Sklep internetowy bez magazynu? Czy to w ogóle możliwe? Dziś przekonamy się, ile kosztuje założenie i prowadzenie magazynu dla sklepu e–commerce oraz ile czasu i pieniędzy możemy zaoszczędzić, korzystając z alternatywnych metod.

Ile kosztuje magazyn dla sklepu e–commerce? 

Zanim zastanowimy się, jak prowadzić sklep internetowy bez magazynu, sprawdźmy, jakie są średnie koszty założenia i utrzymania magazynu na konkretnym przykładzie. Na potrzeby tego artykułu załóżmy, że otwieramy sklep internetowy z butami. Na początku chcemy mieć na stanie 3000 par butów, a realizować będziemy około 300 zamówień miesięcznie. Spójrzmy więc na to, jakie będą koszty założenia magazynu dla sklepu e–commerce na start oraz jakie koszty stałe będzie generować taka powierzchnia magazynowa.

Magazyn dla sklepu internetowego – koszty na start

Założenie magazynu dla sklepu internetowego wiąże się szeregiem jednorazowych wydatków. W naszym zestawieniu staraliśmy się przedstawić realne ceny poszczególnych urządzeń, posiłkując się aktualnymi ofertami ze sklepów online i portali aukcyjnych. Zakładając własny magazyn dla sklepu online, na naszej liście zakupów powinny znaleźć się:

• komputer do magazynu – 2300 zł,
• drukarka do etykiet – 1250 zł,
• oprogramowanie do prowadzenia magazynu – 350 zł,
• drukarka do faktur i dokumentów – 250 zł,
• czytnik kodów kreskowych – 100 zł,
• stanowisko do pakowania zamówień – 2375 zł.

Do kosztów „na start” musimy doliczyć jeszcze regały magazynowe. Trzymając się przykładu z butami, załóżmy, że jeden karton ma wymiary 30 x 20 x 10 cm. Na jednej półce standardowego regału magazynowego o wymiarach 100 x 45 cm zmieścimy więc 20 par butów. Każdy regał ma 6 półek, łatwo więc policzyć, że dla naszych 3000 par butów będziemy potrzebowali 25 regałów. Do kosztów założenia magazynu musimy więc dodać kolejną pozycję:

• Regały magazynowe 25 szt. x 193 zł – 4825 zł.

Koszty wyposażenia magazynu dla sklepu internetowego bez uwzględnienia kosztów pracowników czy dodatkowego wyposażenia to aż 11450 zł.

Sporym wydatkiem „na start”, którego nie uwzględniliśmy w naszym zestawieniu, jest także integracja sklepu i programu magazynowego z systemami kurierskimi. W zależności od wybranych rozwiązań, taka integracja może nas kosztować od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych.

Magazyn dla sklepu internetowego – koszty stałe

Policzyliśmy już, ile kosztuje wyposażenie magazynu. Sprawdźmy teraz, jakie są miesięczne koszty stałe magazynu dla sklepu e–commerce:

• Wynajem powierzchni magazynowej (100 m2) – ok. 1500 zł, 
• Koszt brutto jednego pracownika – 3000 zł,
• Energia elektryczna – 500 zł,
• Ogrzewanie magazynu – 300 zł,
• Ochrona (koszt firmy ochroniarskiej) – 50 zł,
• Materiały do pakowania (przy założonych 300 zamówieniach miesięcznie) – ok. 900 zł.
• Dostęp do internetu – 50 zł.

Miesięczne utrzymanie takiego magazynu dla sklepu online będzie kosztowało nas 6300 zł. Przy założonej liczbie zamówień miesięcznie, obsługa jednego zamówienia będzie nas więc kosztowała 21 zł.

Sklep internetowy bez magazynu – czy to możliwe?

Wiemy już, ile kosztuje magazyn dla sklepu internetowego, sprawdźmy teraz, czy możliwe jest prowadzenie sklepu internetowego bez magazynu. Okazuje się, że takie rozwiązanie nie tylko ma rację bytu, ale w wielu przypadkach wiąże się również ze sporymi oszczędnościami. Zacznijmy jednak od początku. 

Ze sklepem internetowym bez magazynu możemy spotkać się najczęściej w 3 przypadkach:

1. Sklep oferujący produkty cyfrowe np. ebooki, klucze do gier, pliki STL do drukarek 3D. Z oczywistych względów posiadanie fizycznego magazynu nie jest w takich sytuacjach konieczne.
2. Dropshipping to model, w którym sprzedajemy towar z oferty hurtowni dropshippingowej lub producenta. Towar wysyłany jest do klienta końcowego bezpośrednio z hurtowni. Niestety w tym modelu musimy liczyć się ze stosunkowo niskimi marżami. Nie mamy również wpływu na jakość procesu wysyłki. Rezygnujemy również z potencjału reklamowego, jaki daje nam wysyłanie zamówień w firmowych, obrandowanych opakowaniach.
3. Fulfillment to model, który dziś interesuje nas najbardziej. Dokładnie opisaliśmy ten model poniżej. W dużym skrócie polega on na przekazaniu firmie zewnętrznej wszystkich działań logistycznych sklepu internetowego. Podmiot zewnętrzny prowadzi dla nas magazyn, zajmuje się komplementacją i pakowaniem zamówień, a w niektórych przypadkach również zwrotami i reklamacjami. 

Usługi logistyczne dla sklepów internetowych, czyli na czym polega fulfillment?

Fulfillment obejmuje cały szereg działań, a ich zakres zależy od tego, jaką umowę podpiszemy i które z działań logistycznych chcemy zlecić na zewnątrz. W skrócie działanie sklepu internetowego w tym modelu wygląda następująco:

• Towar zamawiany jest przez właściciela sklepu bezpośrednio do firmy prowadzącej magazyn.
• Usługodawca ten zajmuje się przyjęciem i magazynowaniem towaru.
• Zamówienia z naszego sklepu przekazywane są, zwykle w sposób automatyczny, do usługodawcy. Po stronie usługodawcy leży zwykle skompletowanie, pakowanie zamówienia i wysyłka. 

Właściciel sklepu internetowego może się więc skupić na pozyskiwaniu klientów, działaniach marketingowych oraz regularnych dostawach towaru. Poniżej przedstawiamy przykładowe koszty takiego zewnętrznego magazynu dla sklepu internetowego. Możecie więc przekonać się, że fulfillment to nie tylko duża oszczędność czasu, ale często również pieniędzy. 

Zewnętrzny magazyn sklepu internetowego – ile to kosztuje?

Policzyliśmy już, jaki jest koszt prowadzenia własnego magazynu i ile kosztuje nas obsługa jednego zamówienia. Porównajmy teraz te koszty z profesjonalnym zewnętrznym magazynem dla naszego sklepu e–commerce. 

Zacznijmy od kosztów na start. Zakup niezbędnego wyposażenia do własnego magazynu to ponad 11400 zł. Korzystając z takiej usługi jak fulfillment w firmie MWlogistics.pl, nie ponosimy żadnych opłat początkowych. Już na samym początku oszczędzamy więc bardzo dużą kwotę.

Sprawdźmy teraz, jakie są stałe koszty miesięczne, jeśli chodzi o magazynowanie towarów dla sklepu internetowego, trzymając się naszych wcześniejszych założeń. Przyjmijmy więc, że posiadamy 3000 produktów i realizujemy 300 zamówień miesięcznie. 

Koszty magazynowania:

• Koszt przyjęcia jednego produktu na magazyn to 0,49 zł, w pierwszym miesiącu zapłacimy więc 1470 zł. Zakładając, że w kolejnych miesiącach będziemy uzupełniać 300 sprzedanych produktów, koszt ten wyniesie 147 zł miesięcznie.
• Miesięczne koszty magazynowania 3000 produktów to 180 zł. Warto też dodać, że magazynowanie przez pierwsze 30 dni jest bezpłatne. Oferta ta dotyczy każdej nowej dostawy.

Koszty obsługi zamówień:

• Stała opłata za obsługę jednego zamówienia wynosi 3 zł. W przypadku 300 zamówień miesięcznie zapłacimy więc 900 zł.
• Koszty materiałów to 2 zł od zamówienia, łącznie będzie to więc 600 zł miesięcznie.
• Jeśli nasza współpraca obejmuje również obsługę zwrotów, to za każdy zwrot zapłacimy 4,99 zł. Możemy przyjąć, że średnio 10% zamówień będzie zwracanych, daje to więc kwotę 149,7.

Łącznie za magazynowanie, komplementację i pakowanie zamówień zapłacimy więc 3119 zł w pierwszym miesiącu i niecałe 1977 zł w każdym kolejnym miesiącu. Wyższy koszt pierwszego miesiąca wynika z opłaty za przyjęcie towaru. Biorąc pod uwagę, że miesięczne utrzymanie własnego magazynu kosztuje nas 6300 zł, korzystając z tego rodzaju outsourcingu logistyki dla sklepu online, zaoszczędzimy ponad 3000 zł w pierwszym miesiącu i ponad 4300 w każdym kolejnym miesiącu.

Łatwo więc policzyć, że obsługa jednego zamówienia w pierwszym miesiącu wyniesie 10,40 zł, a w kolejnych miesiącach 6,60 zł. Jeśli porównamy to z kwotą 21 zł w przypadku własnego magazynu widać wyraźnie, że oszczędność jest naprawdę spora.

Obsługa klienta

Usługi fulfillmentu mogą obejmować nie tylko magazynowanie i komplementację zamówień. Jeśli naszym celem jest stworzenie jak najbardziej pasywnego sklepu e–commerce, outsourcować możemy nie tylko logistykę sklepu internetowego, ale również bieżącą obsługę klienta. Mimo że w sklepie internetowym nie mamy bezpośredniego kontaktu z klientem, ich obsługa jest niezwykle istotna dla wyników finansowych. Udzielanie informacji na temat produktów i doradzanie klientowi może być jednak niezwykle czasochłonne. Jeśli codzienna obsługa klientów przekracza nasze możliwości czasowe, możemy pomyśleć o outsourcingu tego rodzaju usług. Rzućmy okiem na to, jakie są największe wady i zalety tego rodzaju rozwiązania.

Outsourcing obsługi klientów w sklepie internetowym – zalety

• redukcja kosztów,
• możliwość skupienia się na podstawowej działalności sklepu, pozyskiwaniu klientów, marketingu, dzięki lokowaniu zaoszczędzonych pieniędzy,
• dostęp do zaawansowanych rozwiązań teleinformatycznych (automatyczne infolinie, call center),
• podniesienie jakości usług,
• elastyczność umożliwiająca zaplanowanie wielu wariantów strategicznych.

Outsourcing obsługi klientów w sklepie internetowym – wady

Za minus możemy uznać ewentualny brak wiedzy merytorycznej ze strony pracowników usługodawcy. Czynnik ten można jednak wyeliminować, wybierając sprawdzonego partnera, a także dbając o odpowiednie wyszkolenie pracowników usługodawcy i przekazaniu im kompletnej wiedzy na temat naszych produktów.

Obsługa zwrotów

We wcześniejszym wyliczeniu kosztów usługi fulfillmentu uwzględniliśmy już opłatę za obsługę zwrotów. Aktualne przepisy dotyczące zakupów online pozwalają konsumentom na zwrot towaru bez podania przyczyny. W zależności od branży współczynnik zwrotów może być całkiem spory. W przypadku kilkuset zamówień miesięcznie może się okazać, że obsługa kilkudziesięciu zwrotów każdego miesiąca będzie zabierało sporo czasu. Zlecenie tego obszaru działań na zewnątrz pozwoli nam nie tylko zaoszczędzić czas, ale sprawi również, że proces zwrotu czy wymiany będzie dla klientów prosty i przejrzysty.

E-commerce, który przynosi zysk, stawia na outsourcing

Głównym i dla wielu najważniejszym argumentem są spore oszczędności, jakie może przynieść outsourcing magazynowania, obsługi zamówień, klientów i zwrotów. Kwoty, jakie zostaną w naszym portfelu, jeśli zdecydujemy się na współpracę z doświadczonym partnerem, który sprawnie zajmie się wszystkimi wymienionymi obszarami, robią wrażenie. Zaoszczędzone pieniądze możemy wykorzystać do inwestowania w nasz biznes i rozwijania go. Ale warto pamiętać o jeszcze jednej, bezcennej walucie – o czasie. Wybór takiej usługi jak fulfillment pozwoli nam skupić się na tych obszarach naszego biznesu, w przypadku których nasza uwaga jest niezbędna i niezastąpiona.

Artykuł sponsorowany przez MW Logistics

A jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat tego, jak prowadzić skuteczny e-commerce, koniecznie sprawdź nasze szkolenie, które poprowadzi Aleksander Waszak!