Projektowy survival – expose managera w praktyce

Obecnie firmy dostosowują się do nowej sytuacji rynkowej, z którą bez wątpienia mamy do czynienia. Zespoły się przeobrażają, następuje rotacja pracowników. W swojej pracy doradczej często spotykam się z managerami, którzy pod presją czasu popełniają błąd. Wychodzą z założenia, że pracownicy domyślą się, co jest ich kluczowym oczekiwaniem… Niestety tak nie jest. Pomocne może okazać się… expose szefa, nazywane też jako expose managera.

Ten artykuł ukazał się w 17. numerze magazynu sprawny.marketing. Sprawdź ofertę i zamów swoją prenumeratę!

W cyklu artykułów pt. „Projektowy survival” podzielę się z Tobą narzędziami, które porządkują pracę zespołową, a dla mnie są niczym scyzoryk na leśnym biwaku – najbardziej doceniam jego funkcje, gdy go zabraknie.

Wyimaginowany konflikt pokoleniowy

Każda osoba, która zarządza zespołem, kieruje się w swojej pracy hierarchią wartości. Wpływają one na wyznaczanie celów dalekosiężnych, jak i na codzienne decyzje. Gdy te wartości nie są uświadomione, to pojawia się nieporozumienie. Manager narzeka na nowych pracowników, którzy prezentują inne postawy niż on sam, gdy rozpoczynał pracę kilka lat temu.

Następuje polaryzacja (manager kontra zespół) oparta na wyimaginowanym konflikcie pokoleniowym. Pracownicy zaczynają się wycofywać z brania dodatkowej odpowiedzialności. Zmniejsza się poziom zaangażowania. Na domiar złego coraz więcej osób rozpoczyna popularną grę międzywydziałową w „przerzucanie piłeczki za płot”, przez co pojawiają się opóźnienia w projektach, zaś szef niczym strażak biega od pożaru do pożaru.

Gdy kryzysowa sytuacja się przedłuża, naturalną reakcją obronną pracowników jest postulat precyzyjnego zdefiniowania podziału obowiązków. Powstają dokumenty, które nie nadążają za rzeczywistością i w praktyce nikt do nich nie zagląda.

Takie środowisko pracy nie będzie dawać perspektywy rozwoju, a najlepsi ludzie będą z niego uciekać niczym pasażerowie z tonącego statku. W takiej sytuacji manager skazuje zespół na domyślanie się, o co mu właściwie chodzi. Rozwiązaniem tego problemu może okazać się expose.

Co to jest expose? To krótkie wystąpienie managera, w którym przedstawi on w zwięzły sposób swoje intencje, określi oczekiwane postawy oraz odpowie na wątpliwości pracowników.

Dlaczego expose?

Zatrudniony pracownik potrzebuje zrozumieć reguły, które obowiązują w nowym dla niego miejscu. W takim przypadku manager powinien jasno wyartykułować, na czym mu zależy, aby uniknąć przykrych nieporozumień. Dzięki temu pracownik będzie czuł się bezpieczniej w relacji z przełożonym i zespołem. Jest szansa, że nie popełni niepotrzebnych błędów, a w wymagającej sytuacji weźmie dodatkową odpowiedzialność i przejdzie do działania.

Momenty, w których warto przedstawić kluczowe oczekiwania w formie expose managera:

• tworzenie nowego zespołu przez managera,
• zmiana priorytetów w firmie,
• uruchomienie nowego projektu przez jego kierownika,
• przyjście nowego kierownika do istniejącego już zespołu,
• zatrudnienie do projektu nowego pracownika,
• ktoś z zespołu otrzymuje awans i zostaje przełożonym swojego zespołu.

Jak napisać expose?

Warto abyś zastanowił się nad tymi kluczowymi postawami, o które Ci chodzi. Zapewne są to postawy, dzięki którym doszedłeś do miejsca, w którym dzisiaj jesteś. Dla kogoś może to być samodzielność, dla innej osoby z kolei ważna będzie postawa wzajemnego wsparcia w zespole. Taka osoba będzie zwracać uwagę na to, jak poszczególne osoby pomagają sobie wzajemnie przezwyciężać trudności, i podświadomie doceniać takich pracowników nawet w przypadku, gdy nie będą oni liderami osiągnięć.

Następnie wypisz ważne dla Ciebie postawy na kartce i uszereguj je według Twojego subiektywnego stopnia ważności. Dobrze jest połączyć je z najważniejszymi dla Ciebie wartościami. Dzięki temu będziesz w stanie wyrazić expose w prostych słowach. Zazwyczaj Twoje wartości są dla Ciebie niczym kompas w trakcie podróży. Gdy świadomie potrafisz je nazwać, to tak, jakbyś potrafił dobrze korzystać z kompasu w trakcie nawigacji na oceanie.

Struktura expose managerskiego

To niezwykle istotne wystąpienie managera powinno składać się z trzech kluczowych elementów:

1. wyjaśnienie intencji – czyli określenie, co i dlaczego zostanie przedstawione,
2. określenie kluczowych postaw – czyli przedstawienie najważniejszych wartości z konkretnymi przykładami, które obrazują szczególnie doceniane postawy,
3. zakończenie expose – czyli zaproszenie do wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości.

Expose szefa – przykład:

„Zdaję sobie sprawę, że dużo się u nas w firmie dzieje, jest wiele projektów i czasem trudno zrozumieć, co jest priorytetem. Dlatego chcę Wam przypomnieć, o co mi przede wszystkim chodzi, co jest dla mnie kluczowe, żebyście jeszcze lepiej mogli spełnić moje oczekiwania. Kluczową dla mnie wartością jest wzajemne wsparcie. Szczególnie doceniam sytuacje takie jak ta, gdy Marcel uświadomił sobie, że nie będzie w stanie przygotować analizy, którą obiecaliśmy klientowi. W trakcie spotkania wewnętrznego, po wysłuchaniu problemu Marcela, Patrycja zaproponowała, że zapozna się z sytuacją i w miarę możliwości w weekend zaproponuje jakieś rozwiązanie, ponieważ ma w swoim archiwum podobne rozwiązania z poprzednich projektów. O takie właśnie wsparcie mi chodzi, że jeśli ktoś z nas ma problem, to inna osoba jest gotowa go wesprzeć. To wszystko z mojej strony. Czy coś nie było jasne? Czy coś wymaga doprecyzowania?”.

Jak przygotować expose?

Warto dać sobie chwilę na refleksję w poszukiwaniu najważniejszych postaw i wartości. Możesz skonsultować z zaufaną osobą, jakie Twoje działania postrzega jako kluczowe.

Zacznij od wyboru jednej, maksymalnie dwóch wartości i poszukaj konkretnych przykładów sytuacji, które je dobrze obrazują. Jeśli wybierzesz więcej wartości, to ucierpi na tym wyrazistość Twojego przekazu.

Jeśli napotykasz na trudność w znalezieniu tego, co najważniejsze, to przypomnij sobie najbardziej frustrujące sytuacje we współpracy z podwładnymi w ciągu ostatnich trzech miesięcy – jeśli przeanalizujesz źródło Twoich największych frustracji, to najprawdopodobniej wyjdą przeciwieństwa Twoich kluczowych wartości.

Pamiętaj, że każdą wartość należy opisać przykładem, historią, która to dobrze obrazuje. Kluczowe wartości zmieniają się rzadko, natomiast często pojawiają się nowe przypadki, które je charakteryzują.

W expose szefa można zawrzeć dobre przykłady postępowania konkretnych osób z zespołu – dzięki temu upieczesz dwie pieczenie na jednym ogniu. Po pierwsze, wyjaśnisz, o co Ci chodzi, po drugie – docenisz ważne dla Ciebie postawy. W takim przypadku warto dodawać nowe historie w kolejnych wystąpieniach z expose. Pozwoli Ci to na uniknięcie faworyzowania konkretnych osób i opowiadania w kółko tych samych przykładów.

Exposé to przekazanie Twoich najważniejszych wymagań w formie decyzji. To Ty podejmujesz decyzję, co dla Ciebie jest najważniejsze.

Jak zakończyć expose? Warto upewnić się, czy zostałeś właściwie zrozumiany przez współpracowników. Nie pytaj jednak: „Co o tym sądzicie? Czy macie jakieś uwagi?”. Zamiast tego zapytaj: „Czy wszystko było dla Was jasne?” i jeśli pojawią się jakieś pytania, pomóż doprecyzować ludziom to, czego nie zrozumieli, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.

Case study

Firma: IT, produkcja oprogramowania

Wielkość: 175 osób

Sytuacja: Dlaczego oni nie wiedzą, o co mi chodzi?

Już od pięciu lat Michał pracuje w firmie. Pamięta jej początki. Był jednym z pierwszych zatrudnionych przez Agnieszkę, wizjonerkę i charyzmatyczną szefową. Przez pierwsze dwa lata pracowali w małym, pięcioosobowym zespole, wspierającym klientów w rozwoju e-commerce. Zajmowali wtedy jedno pomieszczenie na drugim piętrze w biurowcu klasy B. Po tym czasie nastąpił przełom – pojawił się duży klient z zagranicy, który pozwolił na zatrudnienie kolejnych pracowników, szybki wzrost i przeniesienie do prestiżowej lokalizacji. Firma zaczęła rozwijać swój autorski zestaw narzędzi do wsparcia sprzedaży internetowej.

Michał od zawsze zajmował się rozwojem nowych produktów. Jego dar do ogarniania wielu spraw został bardzo szybko dostrzeżony przez Agnieszkę. Ostatnio nastąpił kolejny przełom w jego karierze: został zaproszony do objęcia funkcji członka zarządu ds. rozwoju produktów. Nabrał nowej energii i z entuzjazmem ruszył do działania. Niestety, wraz z objęciem nowej posady okazało się, że Michał ma mniej czasu na dopilnowanie kolejnych etapów poszczególnych projektów. Ma teraz w swojej strukturze dyrektorów i kierowników, którzy pod niego podlegają i to oni mają za zadanie dbać o szczegóły dostarczania projektów.

Po jakimś czasie zaczęły się pojawiać niedociągnięcia i opóźnienia czasowe. Michał musiał coraz częściej wchodzić w tryb zarządzania kryzysowego. Biegając od pożaru do pożaru, coraz bardziej zaczynał się dziwić, że teraz ludzie są jacyś inni, bo nie są wystarczająco zaangażowani w pracę. W wielu przypadkach problemy musiały czekać na rozwiązanie od piątku do poniedziałku, co było dla Michała szokujące. Pamięta dobrze, jak zostawał kiedyś z zespołem w weekendy, żeby naprawiać problemy i dzięki temu firma wzrosła tak szybko.

Po kolejnym stresującym tygodniu pracy i nerwowej rozmowie z Agnieszką Michał doszedł do wniosku, że potrzebne jest wsparcie kogoś z zewnątrz, kto będzie mógł ocenić sytuację z dystansu i zaproponować najlepsze rozwiązanie. Przypomniał sobie Ernesta, doświadczonego project managera i mentora, który w zeszłym roku był zaproszony przez Agnieszkę na jednodniowe konsultacje w sprawie wdrożenia zarządzania projektami.

Tym razem Michał poprosił Ernesta o indywidualne konsultacje. W trakcie rozmowy przedstawił mu kilka przykładów sytuacji, w których odczuwał, że ludzie nie są wystarczająco zaangażowani. W trakcie dalszej konsultacji Michał uświadomił sobie, że brakuje jasnego, prostego przekazu w zakresie jego wymagań w stosunku do ludzi.

Otrzymał od Ernesta zadanie domowe w postaci przygotowania listy przykładowych postaw, które miały wskazać jego kluczowe wartości w pracy. Dzięki temu zdał sobie sprawę, że najbardziej docenia w ludziach samodzielność w rozwiązywaniu problemów i odwagę w przekazywaniu prawdziwych informacji, nawet jeśli są niepomyślne. Dzięki temu powstało pierwsze managerskie expose Michała. W kolejnych dniach próbnie wygłosił je swojemu koledze. Zebraną informację zwrotną włączył do ostatecznego kształtu wystąpienia.

Dobry moment na pierwsze wygłoszenie expose pojawiło się przy rekrutacji Tymoteusza, nowego specjalisty do zespołu. W trakcie kolejnych tygodni Michał zaczął upraszczać przekaz skierowany do swojego zespołu. Po pierwsze, poczuł, że jego komunikat jest bardziej wyrazisty. Po drugie, pojawiły się sytuacje, które były przykładem samodzielności i odwagi, o które Michałowi chodziło.

Najbardziej zapadła mu w pamięć sytuacja, w której pewnego czwartkowego popołudnia przyszedł do niego Tymoteusz i zaraportował z poważną miną, że nowy produkt, którego premiera jest zaplanowana na poniedziałek, ma kilka kluczowych błędów i jest duże ryzyko, że pojawią się kłopoty. W pierwszej chwili Michał się zdenerwował, że dowiaduje się o tym bałaganie tak późno, ale po chwili refleksji zrozumiał, że mówiąc ludziom o tym, jak ważna jest dla niego odwaga i wskazując przykład przekazywania złych wieści, wzmocnił wśród swoich ludzi gotowość mówienia, jak jest.

Następny dzień cały zespół spędził na kryzysowym przekładaniu premiery o cztery tygodnie. Michał miał jeszcze trudną rozmowę z Agnieszką, która nadspodziewanie dobrze zareagowała na jego wieści. Ostatecznie premiera była wielkim sukcesem. Okazało się, że użytkownicy mogą poczekać cztery tygodnie dłużej na dobry jakościowo produkt.

Uprość życie swoje i pracowników

Dzisiaj manager to osoba bardzo zapracowana, skupiona na działaniu, zajęta do granic możliwości. Dlatego coraz bardziej potrzebne są zrozumiałe komunikaty i jasne przykłady, które obrazują, o co nam chodzi. Dobre expose szefa może być wspaniałym przykładem prostoty i szansą na docenienie konkretnych osób, wymieniając ich postawy jako przykłady w konkretnych sytuacjach. Dzięki temu zbudujesz w swoich pracownikach większą odpowiedzialność, która daje satysfakcję w pracy projektowej.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak skutecznie zarządzać projektami, koniecznie sprawdź szkolenie Błażeja Goraja! ❤️