5 kroków, aby zdobyć dofinansowanie do szkoleń

Na rynku pracy szkolenia stają się coraz bardziej popularne. W dynamicznym świecie biznesu chcemy wiedzy skondensowanej, profesjonalnej, praktycznej, którą od razu można wdrożyć w życie firmy czy marki własnej. Insightem jest merytoryka, którą przekaże nam najlepszy specjalista odnoszący sukcesy w naszej branży. Ale czy wiesz, że możesz zdobyć dofinansowanie do szkoleń dla siebie lub swoich pracowników? Dowiedz się, jak to zrobić!

Jak uzyskać dofinansowania szkoleń dla pracowników?

Nie oszukujmy się – czas profesjonalistów jest wyceniany bardzo wysoko i umówmy się na potrzeby tego tekstu, że inna wiedza nas nie interesuje. Zwłaszcza, jeżeli zamierzamy odnieść sukces, rozwijając markę własną czy wspierając brand, dla którego pracujemy i chcemy szybko zauważyć rezultaty, a co za tym idzie – finalnie wzrost zysków.

Unia Europejska oferuje program dofinansowań do szkoleń, dzięki którym możesz uzyskać środki na wybrane przez siebie szkolenia. Brzmi przyjemnie, jednak jak przejść przez biurokratyczny proces, który na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo skomplikowany? Przygotowaliśmy krótkie kompendium, które w prosty sposób wyjaśni, jakie formalności należy spełnić, by dostać dofinansowanie do szkoleń.

Darmowe szkolenia online

Darmowej wiedzy nie brakuje – od webinarów, przez blogi eksperckie, kanały w social mediach czy wykłady. Są one pewnym rodzajem wskazówek, ale najczęściej pełnią charakter wprowadzający lub po prostu promocyjny i nie zastąpią skrojonego na miarę branży szkolenia. Jednak jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie, zwłaszcza jeżeli jesteśmy małym przedsiębiorstwem? Z pomocą przychodzi KFS, czyli Krajowy Fundusz Szkoleniowy.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS)

Krajowy Fundusz Szkoleniowy stanowi wydzieloną cześć Funduszu Pracy, przeznaczoną na dofinansowanie szkoleń i kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców. Inicjatywa udziału w szkoleniu dofinansowanym przez środki KFS może wypływać od pracownika (za zgodą przełożonych) lub pracodawcy. Warunkiem skorzystania jest zatrudnianie chociażby jednej osoby na umowę o pracę.

Celem utworzenia Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) jest zapobieganie utraty zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Jeżeli wziąć pod uwagę branżę e-marketingu, która szybko się zmienia, szkolenia są wręcz konieczne. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy ma poprawić zarówno pozycję firm, jak i samych pracowników na konkurencyjnym rynku pracy.

Drugą ścieżką jest skorzystanie z Funduszu Europejskiego – tu jednak w każdym z województw obowiązują inne zasady przyznawania środków. Szkolenie nie może być również przypadkowe, ale musi znajdować się w Bazie Usług Rozwojowych (BUR). O tym, gdzie ją znaleźć, dowiesz się w dalszej części artykułu.

1 Jaką kwotę obejmuje dofinansowanie do szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego?

Pracodawca starający się o dofinansowanie kosztów szkolenia, musi wnieść wkład własny w wysokości 20% kosztów – pozostałe 80% kosztów kształcenia ustawicznego sfinansuje Krajowy Fundusz Szkoleniowy. W przypadku mikroprzedsiębiorstwa, tj. pracodawcy zatrudniającego do 10 osób, ze środków KFS można sfinansować 100% kosztów szkolenia, jednak całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

2 Co należy zrobić, aby otrzymać dofinansowanie do szkoleń z KFS?

Pracodawca, który chce starać się o dofinansowanie do szkolenia dla swoich pracowników, powinien zgłosić się do powiatowego urzędu pracy i złożyć wniosek w wersji papierowej lub elektroniczny, za pośrednictwem strony praca.gov.pl. Taki dokument powinien zawierać dokładne dane pracodawcy, uzasadnienie, określać potrzeby szkoleniowe, a także informacje dotyczące szkolenia.

W przypadku firm, które starają się o dofinansowanie do szkoleń organizowanych przez sprawny.marketing, klient zawsze może liczyć na naszą pomoc. Zadbamy o to, aby Twój wniosek był kompletny o niezbędną dokumentację. Co roku, dzięki dofinansowaniom do szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, w naszych szkoleniach bierze udział wiele osób z różnych branż.

3 Co powinien zrobić pracodawca, jeżeli otrzyma pozytywną decyzję o dofinansowaniu do szkolenia?

Obowiązkiem pracodawcy jest podpisanie umowy z pracownikiem, który uczestniczy w szkoleniu finansowanym przez KFS. Umowa taka musi zawierać zobowiązania pracownika. W przypadku nieukończenia kursu pracodawca musi zwrócić otrzymane środki.

4 Dofinansowanie do szkoleń z urzędu pracy – czy Twoja firma ma szansę?

Próbować zawsze warto. Urzędy, które posiadają środki, w większości przypadków pozytywnie rozpatrują wnioski, zwłaszcza jeśli ubiegamy się o dofinansowanie po raz pierwszy. Na pewno nie bez znaczenia jest fakt, że musimy rozwijać naszą firmę lub przystosować naszych pracowników do dynamicznie rozwijającego się rynku.

Aby zwiększyć szanse na zdobycie dofinansowania z urzędu pracy, warto zadbać o to, aby nasz wniosek był jak najbardziej kompletny i zawierał wszelkie niezbędne elementy, m.in. wzór certyfikatu instytucji szkoleniowej czy harmonogram szkolenia. Informacje odnośnie do załączników można znaleźć na stronach placówek. 

Wniosek o sfinansowanie kursu przez urząd pracy

Z pewnością niezbędne okaże się dobrze sformułowane uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia, czyli informacja, dlaczego chcemy skorzystać właśnie ze wskazanych szkoleń konkretnej firmy. Urząd za dobre uzasadnienie z pewnością uzna konkurencyjną cenę, ale co w sytuacji, kiedy faworyt w zestawieniu wcale nie jest najtańszy? Wtedy należy zastanowić się, co jest wartościowe w danej ofercie i właśnie taki argument przedstawić urzędowi, czyli np. program szkolenia najbardziej pasujący do potrzeb osoby szkolonej/firmy czy wysokie kompetencje trenera.

Baza Usług Rozwojowych (BUR) – jak uzyskać dofinansowanie szkoleń?

Druga ścieżka pozyskania środków na przeszkolenie pracowników to skorzystanie z pomocy oferowanej przez Europejski Fundusz Społeczny. Unia Europejska oferuje programy dofinansowań szkoleń, dzięki którym możesz uzyskać środki na wybrane przez siebie szkolenia. Brzmi przyjemnie, jednak jak napisać uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia i przejść przez biurokratyczny proces, który na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo skomplikowany?

W każdym województwie sytuacja wygląda trochę inaczej. Aby otrzymać dofinansowanie na szkolenia, w pierwszej kolejności należy wejść na stronę https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/ (parp szkolenia) i sprawdzić, jakie warunki obowiązują w regionie, w którym prowadzimy działalność. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i województwa, w którym zarejestrowana jest firma, możesz zdobyć dofinansowanie do szkoleń w wysokości kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy złotych.

W dzisiejszych czasach bardzo popularne stało się dokształcanie online, które często finansowane jest w niższych kwotach niż to stacjonarne. Pozytywna decyzja w dużej mierze zależy od tego, jaka część tych środków pozostała jeszcze do rozdysponowania. Istotne jest, że szkolenie, na które mamy otrzymać dofinansowanie, musi znajdować się w Bazie Usług Rozwojowych.

Baza Usług Rozwojowych (BUR) to platforma, na której znajdują się informacje o szkoleniach i usługach rozwojowych, do których możesz otrzymać dofinansowanie. Znajdziesz tam spis wszystkich szkoleń spełniających odpowiednie kryteria wraz z ich harmonogramem.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie z Bazy Usług Rozwojowych? Po wejściu na stronę https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/ zobaczysz przystępną wyszukiwarkę, która pomoże Ci wyszukać szkolenia według interesującej Cię tematyki, segregując je na liczne podkategorie, lub – jeśli jesteś zdecydowany na konkretną firmę – znaleźć ofertę po nazwie organizatora szkolenia.

Aby firma szkoleniowa, która znajduje się w Bazie Usług Rozwojowych, mogła świadczyć szkolenia dofinansowane przez Fundusze Europejskie, musi spełnić szereg kryteriów i dowieść wysokiego standardu oferowanych przez siebie usług, czego potwierdzeniem jest posiadanie certyfikatu jakości oferowanych usług. 

Do takich akceptowanych przez PARP certyfikatów należy m.in. certyfikat SUS 2.0, czyli Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych. Jest to poświadczenie, że firma szkoleniowa spełnia najwyższe standardy profesjonalnego działania w obszarze szkoleniowym, zgodnie z normami Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.

Z unijnego dofinansowania na szkolenie mogą skorzystać mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz ich pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę. Firma zarejestrowana w danym województwie może uzyskać dofinansowanie na szkolenie jedynie na warunkach dotyczących danego województwa – jeśli zatem jesteś pracownikiem firmy np. w Poznaniu, możesz ubiegać się o dofinansowanie do szkoleń w województwie wielkopolskim.

Jak otrzymać dofinansowanie do szkoleń w 5 krokach?

Poniżej znajdziesz instrukcję, jak pozyskać dofinansowanie w kilku prostych krokach, na przykładzie szkolenia sprawny.marketing.

1 Wybierz interesujące Cię szkolenie z oferty zamieszczonej na stronie

Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, wystarczy, że wyślesz nam krótką wiadomość e-mailową lub skontaktujesz się z nami poprzez Messengera, a nasz doradca szkoleniowy na podstawie rozmowy zaproponuje Ci szkolenia najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb wraz z terminem ich realizacji.

2 Skontaktuj się z operatorem Twojego województwa

Bez obaw, to tylko brzmi jak skomplikowany proces. W rzeczywistości operator będzie dla Ciebie pomocą – pomoże wypełnić wniosek zgłoszeniowy i zweryfikuje poziom dofinansowania do szkolenia, a następnie przygotuje i podpisze z Tobą umowę. Po jej podpisaniu zostanie Ci nadany numer ID.

3 Zapisz się na szkolenie

Zapis na szkolenie powinien odbyć się poprzez Bazę Usług Rozwojowych (we wstępie artykułu znajdziesz instrukcję, jak wyszukać interesujące Cię szkolenie i czym jest BUR). Następnie skontaktuje się z Tobą nasz pracownik, który ustali z Tobą formę i termin płatności oraz dokona rejestracji. Na tydzień przed szkoleniem otrzymasz niezbędne informacje organizacyjne.

4 Zrealizuj szkolenie i oceń je

Po odbytym szkoleniu oceń szkolenie oraz przygotuj niezbędne dokumenty rozliczeniowe.

5 Otrzymaj dofinansowanie szkoleń z BUR

Po szkoleniu skontaktuj się z operatorem swojego województwa, z którym podpisywałeś umowę i przekaż mu dokumenty rozliczeniowe. Po ich weryfikacji Operator przekaże na Twoje konto dofinansowanie. Pamiętaj: sposób dysponowania budżetem na szkolenia dofinansowane oraz warunki uzyskania tego dofinansowania przez przedsiębiorców będą się różnić w zależności od województwa.

Jak rozliczyć szkolenie dofinansowane?

Istnieją dwa możliwe sposoby rozliczenia szkolenia: system bonów na usługę rozwojową (w przypadku naszej branży – bony na szkolenia) oraz refundacja kosztów usługi rozwojowej. Jak to działa w praktyce?

1. Bony na szkolenia – Tobie lub Twojemu pracodawcy zostanie przyznane dofinansowanie szkolenia. Kolejnym krokiem jest wykupienie bonu po stawce określonej przez podmiot rozdzielający w Twoim województwie środki na szkolenia. Bony na szkolenia mają z góry określoną ważność (np. 11 miesięcy). Po skorzystaniu ze szkolenia przekazujesz odpowiednią liczbę bonów do sprawnego.marketingu. Wystawiamy dla Ciebie fakturę oraz odpowiednie zaświadczenia o ukończeniu usługi szkoleniowej. Dla Ciebie to koniec formalności, my zajmujemy się resztą
2. Refundacja kosztów szkolenia – po podpisaniu z operatorem umowy wsparcia, samodzielnie podejmujesz decyzję, z jakiego szkolenia chcesz skorzystać. Po zrealizowanym szkoleniu wspólnie je rozliczamy. Ostatni krok to przekazanie przez Ciebie faktury do właściwego operatora, który zwróci Ci poniesione koszty w możliwie najkrótszym terminie.

Co z osobami bezrobotnymi? Dofinansowanie na szkolenie z urzędu pracy

Osoby bezrobotne, które chcą starać się o dofinansowanie szkoleń, mogą to uczynić w dwóch przypadkach:

• jeżeli mają gwarancję, że po ukończeniu szkolenia zostaną zatrudnione przez firmę, w której starają się o stanowisko;
• zakładają własną działalność gospodarczą.

W przeciwnym razie Urząd Pracy z danego regionu może odmówić udzielenia dofinansowania na szkolenie lub przekazać mniejszą kwotę niż ta, o którą się ubiegamy. Kwoty dofinansowań są bardzo różne i pochodzą z funduszy Urzędów Pracy. W zależności od środków, którymi dysponuje dany urząd, średnio jest to od 2500 do 6000 zł netto (maksymalnie 300% przeciętnego wynagrodzenia). Aby uzyskać dofinansowanie szkoleń z urzędu pracy należy pobrać wniosek ze strony powiatowego urzędu pracy i dostarczyć wraz z wymaganymi załącznikami osobiście, drogą pocztową lub elektronicznie na stronie praca.gov.pl. Urząd z Twojego regionu ma 30 dni, aby rozpatrzyć wniosek i przesłać Ci informację zwrotną.

Podsumowanie

Aby nie przegapić możliwości na uzyskanie dofinansowania do szkoleń, najlepiej nawiązać kontakt ze swoim operatorem i Urzędem Pracy już dziś oraz na bieżąco śledzić informacje o pojawiających się naborach. Poniżej przedstawiamy tabelę z rozpiską placówek w poszczególnych regionach Polski (dotyczy dofinansowań z funduszy unijnych).