5 kroków, aby zdobyć dofinansowanie do szkoleń

Na rynku pracy szkolenia stają się coraz bardziej popularne. W dynamicznym świecie biznesu i coraz bardziej konkurencyjnym rynku pracy chcemy wiedzy skondensowanej, profesjonalnej, praktycznej, którą od razu można wdrożyć w życie firmy czy marki własnej. Insightem jest merytoryka, którą przekaże nam najlepszy specjalista odnoszący sukcesy w naszej branży. Ale czy wiesz, że możesz zdobyć dofinansowanie do szkoleń dla siebie lub swoich pracowników? Dowiedz się, jak to zrobić!

Jak uzyskać dofinansowania szkoleń dla pracowników?

Nie oszukujmy się – czas profesjonalistów jest wyceniany bardzo wysoko i umówmy się na potrzeby tego tekstu, że inna wiedza nas nie interesuje. Zwłaszcza, jeżeli zamierzamy odnieść sukces, rozwijając markę własną czy wspierając brand, dla którego pracujemy i chcemy szybko zauważyć rezultaty, a co za tym idzie – finalnie wzrost zysków.

Unia Europejska oferuje program dofinansowań do szkoleń, dzięki którym możesz uzyskać środki na wybrane przez siebie szkolenia. Brzmi przyjemnie, jednak jak przejść przez biurokratyczny proces, który na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo skomplikowany? Przygotowaliśmy krótkie kompendium, które w prosty sposób wyjaśni, jakie formalności należy spełnić, by dostać dofinansowanie do szkoleń.

Darmowe szkolenia online

Darmowej wiedzy nie brakuje – od webinarów, przez blogi eksperckie, kanały w social mediach czy wykłady. Są one pewnym rodzajem wskazówek, ale najczęściej pełnią charakter wprowadzający lub po prostu promocyjny i nie zastąpią skrojonego na miarę branży szkolenia. Jednak jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie, zwłaszcza jeżeli jesteśmy małym przedsiębiorstwem? Z pomocą przychodzi KFS, czyli Krajowy Fundusz Szkoleniowy.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS)

Krajowy Fundusz Szkoleniowy KFS stanowi wydzieloną część Funduszu Pracy, przeznaczoną na dofinansowanie szkoleń i kształcenia ustawicznego. Od 2026 roku z programu mogą skorzystać nie tylko pracownicy firm i pracodawcy, ale także osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych czy osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze.

Celem utworzenia Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) jest zapobieganie utraty zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Jeżeli wziąć pod uwagę branżę e-marketingu, która szybko się zmienia, szkolenia są wręcz konieczne. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy ma poprawić zarówno pozycję firm, jak i samych pracowników na konkurencyjnym rynku pracy.

Drugą ścieżką, która pozwala na dofinansowanie kształcenia pracowników, jest skorzystanie z Funduszu Europejskiego – tu jednak w każdym z województw obowiązują inne zasady przyznawania środków. Szkolenie nie może być również przypadkowe, ale musi znajdować się w Bazie Usług Rozwojowych (BUR). O tym, gdzie ją znaleźć, dowiesz się w dalszej części artykułu.

1 Jaką kwotę obejmuje dofinansowanie do szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego?

Osoba starająca się o dofinansowanie szkolenia musi wnieść wkład własny w wysokości min. 10% jego ceny – pozostałą kwotę pokrywa Krajowy Fundusz Szkoleniowy. W przypadku mikroprzedsiębiorstw i JDG będzie to maksymalnie 90% ceny szkolenia. Pozostałe przedsiębiorstwa mogą otrzymać wsparcie w wysokości do 70%. Niezależnie od profilu beneficjenta, całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć wysokości 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

2 Co należy zrobić, aby otrzymać dofinansowanie do szkoleń z KFS?

Przedsiębiorca, który chce starać się o dofinansowanie na szkolenia dla siebie lub swoich pracowników, powinien zgłosić się do Urzędu Pracy i złożyć wniosek w wersji elektronicznej, za pośrednictwem strony praca.gov.pl (przed rokiem 2026 możliwa była także wersja papierowa). Taki dokument powinien zawierać dokładne dane beneficjenta, uzasadnienie, określać potrzeby szkoleniowe, a także informacje dotyczące usługi. Co istotne, od 2026 roku konieczne jest wskazanie konkretnego numeru szkolenia z Bazy Usług Rozwojowych, poprzez którą będą dokonywane ostateczne zapisy na wybrane usługi.

W przypadku firm, które starają się o dofinansowanie do szkoleń organizowanych przez sprawny.marketing, klient zawsze może liczyć na naszą pomoc. Zadbamy o to, aby Twój wniosek był kompletny o niezbędną dokumentację i wskażemy, pod jakim numerem możesz znaleźć konkretne szkolenia naszej firmy w BUR. Co roku, dzięki dofinansowaniom z KFS, w naszych szkoleniach bierze udział wiele osób z różnych branż.

3 Co powinien zrobić beneficjent, jeżeli otrzyma pozytywną decyzję o dofinansowaniu do szkolenia?

W przypadku otrzymania decyzji o przyznaniu środków, konieczne jest podpisanie umowy z urzędem pracy. W przypadku uczestnictwa pracowników firm, obowiązkiem pracodawcy jest podpisanie umowy również z pracownikiem, który uczestniczy w szkoleniu finansowanym przez KFS. Umowa taka musi zawierać zobowiązania pracownika. Jest to istotne, ponieważ w przypadku nieukończenia kursu czy zerwania stosunku pracy wcześniej niż 3 miesiące po realizacji szkolenia, pracodawca musi zwrócić otrzymane środki.

Od 2026 roku każdy beneficjent programu KFS będzie zobowiązany do dokonania zapisu na szkolenie nie tylko za pośrednictwem firmy szkoleniowej, ale także w Bazie Usług Rozwojowych, co gwarantuje wyższą jakość oferowanych usług i przejrzystość procesu.

4 Dofinansowanie do szkoleń z urzędu pracy – czy Twoja firma ma szansę?

Próbować zawsze warto. Urzędy, które posiadają środki, w większości przypadków pozytywnie rozpatrują wnioski, zwłaszcza jeśli ubiegamy się o dofinansowanie po raz pierwszy. Na pewno nie bez znaczenia jest fakt, że musimy rozwijać naszą firmę lub przystosować naszych pracowników do dynamicznie rozwijającego się rynku.

Aby zwiększyć szanse na zdobycie dofinansowania z urzędu pracy, warto zadbać o to, aby nasz wniosek był jak najbardziej kompletny i zawierał wszelkie niezbędne elementy, m.in. wzór certyfikatu instytucji szkoleniowej czy harmonogram szkolenia. Informacje odnośnie wymaganych załączników można znaleźć na stronach placówek. 

Wniosek o sfinansowanie kursu przez urząd pracy

Z pewnością niezbędne okaże się dobrze sformułowane uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia, czyli informacja, dlaczego chcemy skorzystać właśnie ze wskazanych szkoleń konkretnej firmy. Urząd za dobre uzasadnienie z pewnością uzna konkurencyjną cenę, ale co w sytuacji, kiedy faworyt w zestawieniu wcale nie jest najtańszy? Wtedy należy zastanowić się, co jest wartościowe w danej ofercie i właśnie taki argument przedstawić urzędowi, czyli np. program szkolenia najcelniej dopasowany do potrzeb osoby szkolonej/firmy, doświadczenie usługodawcy na rynku czy wysokie kompetencje trenera.

Baza Usług Rozwojowych (BUR) – jak uzyskać dofinansowanie szkoleń?

Druga ścieżka pozyskania środków na przeszkolenie pracowników to skorzystanie z pomocy oferowanej przez Europejski Fundusz Społeczny. Unia Europejska oferuje programy dofinansowań szkoleń, dzięki którym możesz uzyskać środki na wybrane przez siebie szkolenia. Brzmi przyjemnie, jednak jak napisać uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia i przejść przez biurokratyczny proces, który na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo skomplikowany?

W każdym województwie sytuacja wygląda trochę inaczej. Aby otrzymać dofinansowanie na szkolenia, w pierwszej kolejności należy wejść na stronę https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/ (parp szkolenia) i sprawdzić, jakie warunki obowiązują w regionie, w którym prowadzimy działalność. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i województwa, w którym zarejestrowana jest firma, możesz zdobyć dofinansowanie do szkoleń w wysokości kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Istotne jest to, że szkolenie, na które mamy otrzymać dofinansowanie, musi znajdować się w Bazie Usług Rozwojowych (tak jak od 2026 roku w przypadku programu KFS).

Baza Usług Rozwojowych (BUR) to platforma, na której znajdują się informacje o szkoleniach i usługach rozwojowych, do których możesz otrzymać dofinansowanie. Znajdziesz tam spis wszystkich szkoleń spełniających odpowiednie kryteria wraz z ich harmonogramem.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie z Bazy Usług Rozwojowych? Po wejściu na stronę https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/ zobaczysz przystępną wyszukiwarkę, która pomoże Ci wyszukać szkolenia według interesującej Cię tematyki, segregując je na liczne podkategorie, lub – jeśli jesteś zdecydowany na konkretną firmę – znaleźć ofertę po nazwie organizatora szkolenia.

Aby firma szkoleniowa, która znajduje się w Bazie Usług Rozwojowych, mogła świadczyć szkolenia dofinansowane przez Fundusze Europejskie, musi spełnić szereg kryteriów i dowieść wysokiego standardu oferowanych przez siebie usług, czego potwierdzeniem jest posiadanie certyfikatu jakości oferowanych usług. 

Do takich akceptowanych przez PARP certyfikatów należy m.in. certyfikat SUS 2.0, czyli Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych. Jest to poświadczenie, że firma szkoleniowa spełnia najwyższe standardy profesjonalnego działania w obszarze szkoleniowym, zgodnie z normami Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.

Z unijnego dofinansowania na szkolenie mogą skorzystać osoby fizyczne, mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz ich pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę. Firma zarejestrowana w danym województwie może uzyskać dofinansowanie na szkolenie jedynie na warunkach dotyczących danego województwa – jeśli zatem jesteś pracownikiem firmy np. w Poznaniu, możesz ubiegać się o dofinansowanie w ramach projektów obowiązujących w województwie wielkopolskim.

Na poniższej grafice znajdziesz informacje, jakie są możliwości dofinansowania szkoleń pracowników, które pomogą im podnieść swoje kwalifikacje zawodowe, poprzez różne źródła dofinansowania.

Jak otrzymać dofinansowanie do szkoleń w 5 krokach?

Poniżej znajdziesz instrukcję, jak pozyskać dofinansowanie w kilku prostych krokach, na przykładzie szkolenia sprawny.marketing.

1 Wybierz interesujące Cię szkolenie z oferty zamieszczonej na stronie

Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, wystarczy, że wyślesz nam krótką wiadomość e-mailową lub skontaktujesz się z nami poprzez Messengera, a nasz doradca szkoleniowy na podstawie rozmowy zaproponuje Ci szkolenia najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb wraz z terminem ich realizacji.

2 Skontaktuj się z operatorem z Twojego województwa

Bez obaw, to tylko brzmi jak skomplikowany proces. W rzeczywistości operator będzie dla Ciebie pomocą – pomoże wypełnić wniosek zgłoszeniowy i zweryfikuje poziom dofinansowania do szkolenia, a następnie przygotuje i podpisze z Tobą umowę. Po jej podpisaniu zostanie Ci nadany numer ID.

3 Zapisz się na szkolenie

Zapis na szkolenie powinien odbyć się poprzez Bazę Usług Rozwojowych (we wstępie artykułu znajdziesz instrukcję, jak wyszukać interesujące Cię szkolenie i czym jest BUR). Następnie skontaktuje się z Tobą nasz pracownik, który ustali z Tobą niezbędne kwestie oraz dokona rejestracji. Na tydzień przed szkoleniem otrzymasz wszelkie informacje organizacyjne.

4 Zrealizuj szkolenie i oceń je

Po odbytym szkoleniu oceń szkolenie oraz przygotuj niezbędne dokumenty rozliczeniowe.

5 Otrzymaj dofinansowanie szkoleń z BUR

Po szkoleniu skontaktuj się z operatorem swojego województwa, z którym podpisywałeś umowę i przekaż mu dokumenty rozliczeniowe. Po ich weryfikacji Operator przekaże dofinansowaną kwotę na Twoje konto lub bezpośrednio na rachunek firmy szkoleniowej. Pamiętaj: sposób dysponowania budżetem na szkolenia dofinansowane oraz warunki uzyskania tego dofinansowania przez przedsiębiorców będą się różnić w zależności od województwa.

Jak rozliczyć szkolenie dofinansowane?

Istnieją dwa możliwe sposoby rozliczenia szkolenia: system bonów na usługę rozwojową (w przypadku naszej branży – bony na szkolenia) oraz refundacja kosztów usługi rozwojowej. Jak to działa w praktyce?

1. Bony na szkolenia – Tobie lub Twojemu pracodawcy zostanie przyznane dofinansowanie szkolenia, w związku z czym Operator przydzieli konkretną ilość bonów do wykorzystania. Bony na szkolenia mają z góry określoną ważność (np. 11 miesięcy). Po dokonaniu zapisu na szkolenie w BUR, zwykle jako firma jesteśmy zobligowani do zarezerwowania danej ilości bonów, która jest niezbędna do rozliczenia usługi (np. 1 bon na 1 godzinę szkoleniową). Po jej zakończeniu potwierdzamy ilość bonów w systemie, wystawiamy dla Ciebie fakturę oraz odpowiednie zaświadczenia o ukończeniu usługi szkoleniowej.
2. Refundacja kosztów szkolenia – po podpisaniu z operatorem umowy wsparcia, zapisujesz się w BUR na usługi, które zostały wskazane we wniosku. Po zrealizowanym szkoleniu wspólnie je rozliczamy, przygotowując niezbędne dokumenty. Ostatni krok to przekazanie przez Ciebie dokumentacji i faktury do swojego operatora, który zwróci Ci poniesione koszty w możliwie najkrótszym terminie lub przekaże je bezpośrednio na konto naszej firmy.

Co z osobami bezrobotnymi? Dofinansowanie na szkolenie z urzędu pracy

Osoby bezrobotne, które chcą starać się o dofinansowanie szkoleń, mają oczywiście taką możliwość, jednak szkolenie musi być uzasadnione potrzebami rynku pracy i Twoim planem aktywizacji zawodowej. W takiej sytuacji urząd z pewnością weźmie pod lupę:

• sytuację na rynku pracy;

• Twoje kwalifikacje;

• potencjał uzyskania zatrudnienia po szkoleniu lub chęć rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej.

Jeśli któraś z tych kwestii będzie budziła wątpliwości, Urząd Pracy może odmówić udzielenia dofinansowania na szkolenie lub przekazać mniejszą kwotę niż ta, o którą się ubiegamy. Kwoty dofinansowań są bardzo różne i pochodzą z funduszy Urzędów Pracy. W zależności od środków, którymi dysponuje dany urząd, średnio jest to od 2500 do 6000 zł netto (maksymalnie 300% przeciętnego wynagrodzenia). Aby uzyskać dofinansowanie szkoleń z urzędu pracy należy pobrać wniosek ze strony powiatowego urzędu pracy i dostarczyć wraz z wymaganymi załącznikami elektronicznie na stronie praca.gov.pl, osobiście lub drogą pocztową. Urząd z Twojego regionu ma 30 dni, aby rozpatrzyć wniosek i przesłać Ci informację zwrotną.

Podsumowanie

Aby nie przegapić możliwości na uzyskanie dofinansowania szkoleń, najlepiej nawiązać kontakt ze swoim operatorem i Urzędem Pracy już dziś oraz na bieżąco śledzić informacje o pojawiających się naborach. Poniżej przedstawiamy linki do stron, na których można znaleźć m.in. informacje o dostępnych dotacjach i rozpiski placówek w poszczególnych regionach Polski (dotyczy dofinansowań z funduszy unijnych).