PR Starter – 5 rzeczy, o które musisz zadbać, zanim rozpoczniesz działania PR

Każda, zwłaszcza zaś daleka podróż, wymaga przygotowania odpowiedniego ekwipunku. Nie inaczej jest z działaniami public relations, dlatego przedstawiamy wam PR Stater.

Pięć głównych elementów wyposażenia specjalisty PR, które przydadzą się w dalszym prowadzeniu działań PR, to: spisane zasady obiegu informacji w organizacji, zestaw prasowy, szablon informacji prasowej, baza mediów i szkolenie medialne. Bez nich trudno jest prowadzić jakiekolwiek działania PR oraz skuteczne relacje medialne.

Po pierwsze, ustal i spisz zasady obiegu informacji w organizacji.

Najprościej mówiąc, ustal, kto w twojej organizacji pełni funkcję koordynatora działań PR. Do tej osoby inni pracownicy powinni odsyłać dziennikarzy. Powinna również odpowiadać za ostateczną formę tekstów, które są tworzone w organizacji – komentarzy eksperckich, artykułów, materiałów prasowych, tekstów na strony www, itd. Wszystko to musi być jasno zakomunikowane współpracownikom oraz nowym pracownikom w trakcie szkolenia wprowadzającego. Wtedy jest mniejsza szansa, że będzie dochodzić do niepotrzebnych pomyłek.

Po drugie, przygotuj zestaw prasowy.

Zazwyczaj on formę kilku dokumentów Word udostępnianych dziennikarzom mailowo lub na podstronie biura prasowego. Czasem stosowane są również infografiki. W zestawie powinien się znaleźć ogólny opis działalności firmy oraz jej produktów i usług. Warto pokazać także najważniejsze fakty i liczby. Pod ręką musisz mieć również biogramy i zdjęcia osób reprezentujących firmę – czy to w mediach, czy na konferencjach branżowych. Zdjęcia powinny mieć dwie wersje – lżejszą, do Internetu, i cięższą, w lepszej rozdzielczości – do druku. Potrzebne będzie Ci też logo firmy w najczęściej stosowanych formatach graficznych oraz zasady użycia logo (tzw. księga znaku).

Po trzecie, opracuj szablon informacji prasowej. 

Będziesz z niego korzystać, przygotowując informacje prasowe. Powinien mieć on zawsze taki sam układ i format. Najlepiej zapisać go w pliku szablonu, bo ułatwi to późniejsze szybkie korzystanie z niego. Ustal frazę, za pomocą której określisz działalność firmy w pierwszych zdaniach. Czytający materiał szybko się zorientuje, z kim ma do czynienia. Przygotuj też tzw. stopkę, czyli krótki opis firmy, który umieścisz na dole notki. W szablonie powinny się również znaleźć twoje dane kontaktowe.

Po czwarte, przygotuj bazę mediów.

Zacznij od określenia tych wszystkich fraz, które charakteryzują działalność Twojej firmy. Następnie skorzystaj z monitoringu portali internetowych, aby sprawdzić, które serwisy i jacy autorzy najczęściej poruszają tę tematykę. Na tej bazie przygotuj wstępną listę tytułów oraz osób i ich danych kontaktowych (większość jest w Internecie). W następnym kroku zweryfikuj tę listę telefonicznie. Skontaktuj się też z dziennikarzami po wysyłce pierwszego materiału i upewnij się, że tego rodzaju informacji oczekują.

Po piąte, zorganizuj szkolenie medialne

Musisz przygotować takie szkolenie dla tych wszystkich, którzy będą reprezentowali twoją firmę w mediach. Warto zapoznać ich z trendami w mediach i sposobem, w jaki pracują dziennikarze, biorąc pod uwagę specyfikę poszczególnych mediów. Jest to też moment na zapoznanie innych współpracowników ze specyfiką twojej pracy i na pokazanie, jak ważna dla dobrych relacji z mediami jest dobra i sprawna współpraca z ich strony.

Wszystkie te pięć elementów pomoże Ci prowadzić działania PR szybko i sprawnie. Pamiętaj, że wszystkie wymagają regularnej aktualizacji – zmieniają się dane dotyczące firmy, w redakcjach panuje spora rotacja, także ekspertom firmowym zdarza się zmienić posadę.

Gotowy? No to w drogę! Życzę Ci skutecznych działań komunikacyjnych.

Chcesz wiedzieć więcej?

Już 23 czerwca zapraszam Cię na moje szkolenie ”Jak prowadzić skuteczną kampanię PR?”

Cyfrowy-PR-11


 Share

Powyższy tekst zawiera prywatne poglądy Autora. Niekoniecznie muszą odzwierciedlać one poglądy Redakcji.

Anna Miotk

Anna Miotk jest praktykiem PR z kilkunastoletnim doświadczeniem. Obecnie pracuje jako dyrektor ds. Komunikacji w firmie Polskie Badania Internetu.  Wcześniej odpowiadała za prace rozwojowo-badawcze dla jednej z marek monitoringu mediów oraz pracowała w uznanych polskich i sieciowych agencjach PR. Równolegle zajmuje się działalnością naukową, specjalizując się w temacie mierzenia efektów komunikacji biznesowej. Jest też wykładowcą akademickim i certyfikowanym trenerem biznesu. Autorka książek “Badania w public relations”, “Skuteczne social media”, licznych publikacji w mediach branżowych oraz bloga poświęconego mierzeniu działań komunikacyjnych: http://www.annamiotk.pl.


  • Redakcja

    Przy okazji przypominamy o nowej grupie na Facebooku, w której odpowiadamy na szereg pytań. Dołącz do Twoja firma w Internecie i Social Media.

    Subskrybuj Sprawny.Marketing na Messengerze, dostaniesz informację o każdym nowym artykule lub materiale video

    Wielkimi krokami zbliża się także dwudniowa konferencja I ♥ Marketing & Social Media oraz organizowane przez nas 24 szkolenia z zakresu marketingu.

    Możesz też zamówić prenumeratę drukowanego magazynu sprawny.marketing

  • Dodaj komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *