Napisz do nas

Zapraszamy na 19 szkoleń z e-marketingu i konferencję I ♥ Marketing.

19 Szkoleń i I ♥ Marketing

Napisz do nas
560x315-aplikacja-eventowa

5 rzeczy, które warto rozważyć przed zakupem aplikacji eventowej.

Większość firm włącza event marketing do swojej strategii komunikacji. Wynika to z tego, że marketerzy wierzą w siłę spotkań bezpośrednich. Konferencje i szkolenia pozwalają im wzmocnić relacje z aktualnymi klientami oraz rozbudować bazę potencjalnych partnerów biznesowych. Skupiając wokół eventu dedykowaną społeczność, rozszerzasz swoją sieć wartościowych kontaktów. Przy sprawnym remarketingu wielu z nich może nawiązać współpracę z Twoją firmą w przyszłości. To ogromna zaleta eventów.

Jaka jest ich główna wada? Są bardzo dynamiczne i w efekcie często wytwarzają chaos. Jako organizator musisz niejednokrotnie gasić pożary i stawiać czoła wyzwaniom. W dalszej części tekstu pokażę Ci jak sobie z nimi radzić z pomocą mobilnej aplikacji eventowej.

copy-of-niech-cie%cc%a8-event-nie-tr

1. Nieaktualny papierowy przewodnik

Oczywiście jako doświadczony organizator czekasz do ostatniej chwili z drukowaniem papierowych informatorów. Zlecenie zatwierdzasz po ostatnich poprawkach. Są jednak nagłe sytuacje, których nie jesteś w stanie przewidzieć. Często wtedy jesteś zmuszony do zmiany godziny wydarzenia, sali lub prelegenta. W najgorszym wypadku musisz odwołać dany punkt programu. W efekcie szukasz sposobu na szybkie poinformowanie uczestników, starając się przy tym nie zakłócać planowanego przebiegu wydarzeń. Możesz oczywiście wydrukować i rozdać nowe przewodniki. Generuje to jednak dodatkowe koszty i pracę. Nie masz też pewności, że to ostatnia modyfikacja agendy. W przypadku aplikacji eventowej wystarczy na bieżąco poprawiać treści w aplikacji – wszystkie informacje zaktualizują się automatycznie w smartfonach uczestników. Dodatkowo, możesz zamieścić newsa, wysłać prywatne wiadomości lub powiadomienia PUSH. Masz wtedy pewność, że Twój ważny komunikat dotarł do wszystkich osób.

2. Ręczne zliczanie wyników ankiet i głosowania

Warto monitorować, co uczestnicy myślą o Twojej konferencji. Jeżeli używasz tradycyjnych metod, masz przygotowane arkusze ocen prelekcji i ogólnych wrażeń związanych z organizacją wydarzenia. W tym wypadku musisz skrupulatnie zebrać wypełnione formularze i znaleźć czas na ich podsumowanie. Nie jesteś więc w stanie przedstawiać wyników na bieżąco. Alternatywnym sposobem jest sprawdzenie opinii po evencie – możesz rozesłać maila z linkiem do ankiety.

Czy to skuteczny sposób? Wyobraź sobie, że uczestnik wraca do pracy po Twojej konferencji. To moment, kiedy musi pilnie przejrzeć swoją skrzynkę mailową i zająć się najważniejszymi sprawami. Widzi w niej pokonferencyjną ankietę do wypełnienia. Pewnie nie będzie to na jego liście priorytetów. Istnieje ryzyko, że w ogóle jej nie wypełni. Jak temu zapobiec? Dzięki aplikacji mobilnej docierasz do ludzi w momencie, kiedy ich myśli są skoncentrowane na danym wydarzeniu. Możesz przed wydarzeniem stworzyć nawet kilka różnych ankiet i udostępniać je na kolejnych etapach  wydarzenia. Dodatkowo, masz możliwość wysyłania powiadomień, które przekierują uczestników do Twoich kwestionariuszy. Wykonując kilka kliknięć w telefonie, mogą oni przekazać Ci swoje opinie. Wszystko z poziomu własnego smartfona, który zawsze mają pod ręką. Gotowe raporty z wynikami trafiają prosto do Ciebie. W rezultacie monitorujesz zadowolenie z wydarzenia i masz szansę dopasować się do oczekiwań publiczności w najbliższej przyszłości.

Warto także dodać, że publiczność może oceniać wykład w trakcie jego trwania (live voting) oraz zadawać pytania do prelegenta. Ekspertowi pozwoli to odnieść się do wątpliwości słuchaczy, a Tobie zweryfikować, które tematy są dla Twoich gości najcenniejsze. Błyskawiczny dostęp do tej wiedzy jest bezcenny. Szczególnie, że całość procesu przebiega sprawnie i bez wysiłku z Twojej strony.

3. Różne źródła informacji

Przygotowując wydarzenie, używasz wielu kanałów komunikacyjnych z Twoimi uczestnikami. Zwykle jest to strona internetowa wydarzenia lub dedykowana zakładka na stronie firmy, newsletter, mailing, papierowy informator, teksty sponsorskie na stronach partnerów medialnych, czy dedykowane temu narzędzia w social mediach. Pamiętaj, że uczestnicy mogą wracać do każdego z tych źródeł, poszukując aktualnych informacji o wydarzeniu. Jedni sprawdzą agendę na stronie WWW,  inni wrócą do załącznika w mailu, a pozostali mogą na przykład zerknąć na event na Facebook’u.

Jako organizator powinieneś zadbać o aktualizację wszystkich tych form komunikacji. Może się to jednak okazać trudne do zrealizowania ze względu na natłok organizatorskich obowiązków. Jak można uniknąć dezinformacji i chaosu? Tu znowu wrócę do przydatności mobilnej aplikacji eventowej, którą możesz zintegrować z Twoimi social mediami oraz stroną internetową wydarzenia. Uczestnicy w jednym miejscu mogą przeglądać Twittera czy Instagrama, czytać nowe dedykowane newsy czy przeglądać zawsze aktualną agendę. Korzystając z tego narzędzia, zapewniasz jedno rzetelne źródło informacji. Nikt nie ma wątpliwości, że to tutaj wszyscy znajdą świeże newsy i ewentualne zmiany w programie.

Aplikacja konferencyjna

źródło fot. Meeting Application

4. Jak usprawnić nawiązywanie kontaktów?

Są wydarzenia, podczas których najważniejsze są agenda i załączone materiały (np. konferencje medyczne). Na innych najistotniejszy jest networking, a prelekcje stanowią jedynie tło. Niezależnie od tego, jaki rodzaj wydarzenia organizujesz, uczestnicy powinni mieć możliwość łatwego skontaktowania się z Tobą i ze sobą nawzajem. W efekcie będą czuć się komfortowo i wrócą do swoich obowiązków z dawką pozytywnych wrażeń. Taką możliwość wejścia w stałą interakcję daje między innymi aplikacja eventowa. Dzięki niej uczestnicy mogą wymieniać opinie na czatach tematycznych, sprawdzać profile innych uczestników, wysyłać do siebie wiadomości prywatne oraz umawiać się na spotkania. Ostatnia z wymienionych funkcji to nienachalny i przyjazny sposób na nawiązanie kontaktów biznesowych oraz towarzyskich. Pozwala organizatorowi oraz uczestnikom na płynne przejście od social networkingu wewnątrz aplikacji do komunikacji bezpośredniej. Jest to nie tylko sprawne narzędzie sprzedażowe, ale także źródło rozrywki podobne do popularnych mediów społecznościowych.

Takie zwiększenie zaangażowania może okazać się kluczem do sukcesu wydarzenia. Dzięki swojej aktywności, publiczność czuje się nieodłącznym elementem wydarzenia – otrzymuje nie tylko głos, ale także częściową kontrolę nad jego przebiegiem. W efekcie może się to przełożyć na frekwencję i ogólny wzrost sprzedaży w firmie oraz wpłynąć na lojalność klientów w przyszłości. Podsumowując, zamiast skupiać się wyłącznie na generowaniu leadów, lepsze efekty możesz osiągnąć dzięki połączeniu networkingu offline i online. To jeden z najświeższych trendów w event marketingu. Budując społeczność wokół wydarzenia, angażujesz ludzi emocjonalnie. Czy nie takie powinno być założenie każdego wydarzenia?

5. Jedno narzędzie, wiele możliwości

Planując wydarzenie, musisz zbadać potrzeby Twojej firmy i uczestników. Warto stworzyć dedykowane narzędzie, dzięki któremu wszyscy będą mogli realizować własne cele podczas konferencji. Pomocna może okazać się odpowiednio dobrana aplikacja eventowa. Jej atutem jest fakt, że zarówno organizator, partnerzy, jak i uczestnicy mogą szybko znaleźć wszystkie informacje w swoich smartfonach. Publiczność ma dostęp także do dedykowanych treści, wszelkich zmian i newsów. W efekcie wszyscy goście mogą się skupić na wykładach, wymianie doświadczeń oraz nawiązać nowe relacje z innymi użytkownikami aplikacji. Natomiast dzięki ankietom i opcji głosowania w czasie rzeczywistym, możesz na bieżąco badać opinie uczestników i angażować ich w wydarzenie.

To tylko niektóre z powodów, dla których popularność tego narzędzia w Stanach Zjednoczonych stale rośnie. Pewnie zakładasz, że proces tworzenia mobilnej aplikacji eventowej jest skomplikowany i żmudny – nic bardziej mylnego! Na rynku dostępne są rozwiązania, dzięki którym możesz ją stworzyć samodzielnie w niecałą godzinę. Warto poświęcić tę chwilę i zobaczyć, które narzędzie konferencyjne pasuje do charakteru wydarzenia i Twoich potrzeb.

 

sprawnymarketing

Powyższy tekst zawiera prywatne poglądy Autora. Niekoniecznie muszą odzwierciedlać one poglądy Redakcji.

Katarzyna Gruszka

Przez kilka lat pracowała w międzynarodowych wydawnictwach językowych. Jednym z jej głównych obowiązków była organizacja konferencji i przeprowadzanie szkoleń. Po ponad pięciu latach zdecydowała się na zmianę i dołączyła do zespołu Meeting Application , gdzie pełni funkcję Copywritera i Key Account Managera. Wierzy, że jej wiedza z dziedziny organizacji wydarzeń pozwala trafnie doradzać klientom oraz tworzyć atrakcyjne treści dla event managerów. Jej nową pasją są aplikacje mobilne. Kontakt: kate@meetingapplication.com


  • Redakcja

    Przy okazji przypominamy o nowej grupie na Facebooku, w której odpowiadamy na szereg pytań. Dołącz do Twoja firma w Internecie i Social Media.

    Subskrybuj Sprawny.Marketing na Messengerze, dostaniesz informację o każdym nowym artykule lub materiale video

    Wielkimi krokami zbliża się także dwudniowa konferencja I ♥ Marketing & Social Media oraz organizowane przez nas 24 szkolenia z zakresu marketingu.

    Możesz też zamówić prenumeratę drukowanego magazynu sprawny.marketing


  • Dodaj komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *